Công nghệ thông tin như một chiến lược
Trong thế giới toàn cầu hoá, doanh nghiệp phải dựa trên công nghệ thông tin (CNTT) để phát kiến và tìm cách mới để tăng trưởng. Ngày nay, người chủ công ty đang bắt đầu nhận ra rằng một mình cấp quản lí không còn đảm bảo được tính sinh lời và tăng trưởng của công ty. Để vẫn còn có tính cạnh tranh, công ty sẽ cần "vũ khí mới" bằng việc đem công nghệ thông tin vào trong viễn kiến và chiến lược của công ty để đạt tới mục đích doanh nghiệp.
Công nghệ thông tin (CNTT) có thể được dùng để tối ưu hoá tính hiệu quả vận hành, giảm chi phí, tối thiểu hoá rủi ro, và tăng tốc tăng trưởng doanh nghiệp. Chính sự kiện là ngày nay CNTT đã tiến hoá từ vai trò hỗ trợ của nó để trở thành vai trò chiến lược. Người chủ công ty muốn tự động hoá nhiều hơn để thấy được rõ ràng những điều cần cho họ ra quyết định nhanh chóng hơn, nhưng có những chống đối lại trong những người quản lí, người không muốn thành "thấy được" vì điều họ làm có thể bị người chủ công ty thấy. Với CNTT tính vô hiệu quả hay quan liêu của họ có thể bị làm lộ ra cho nên họ cố gắng thao tác cách thức CNTT làm việc để tránh bị thành thấy được. Thái độ này sẽ làm tốn kém cho công ty khối lượng lớn thời gian, phí hoài nỗ lực và tiền bạc.
Để tránh vấn đề này, người chủ công ty cần có hiểu biết rõ hơn về điều CNTT có thể làm. Đó là lí do tại sao gần đây vai trò của Giám đốc thông tin (CIO) được nâng lên vị trí điều hành để giúp các giám đốc khác ra quyết định. CIO phải quyết định công nghệ phát kiến nào là thích hợp cho doanh nghiệp bằng việc biết các mức hiện có của tính hiệu quả và hiệu lực của công ty. CIO phải xác định công nghệ thông tin nào có thể được dùng để xem xét cơ hội kinh doanh, giảm rủi ro, và cải tiến chiến lược cho tăng trưởng. CIO phải biết công nghệ nào có thể được dùng để làm tối đa việc dùng tài nguyên công ty và giảm lãng phí. CIO phải củng cố kết cấu nền và mạng để tạo điều kiện thuận tiện cho trao đổi nội bộ và chuyển giao dữ liệu khách hàng cho cấp điều hành để ra quyết định. CIO phải khuyến khích cộng tác giữa các đơn vị nghiệp vụ bên trong công ty bằng thu thập dữ liệu, phân tích và báo cáo cho người chủ công ty.
Tất nhiên, CIO không thể đạt tới tất cả những điều đó một mình. Ông ta cần hỗ trợ từ những người quản lí hệ thông tin của mình. Trong việc chuyển sang vai trò chiến lược, các nhiệm vụ của quản lí hệ thông tin cũng thay đổi. Hệ thông tin không còn được coi như hỗ trợ cho quyết định vận hành, mà thay vì thế hỗ trợ cho việc đạt tới mục tiêu của công ti, và ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Nó yêu cầu tư duy mới, logic mới, và cách mới về quản lí hệ thông tin. Trong quá khứ, nhiều người quản lí hệ thông tin đã là người kĩ thuật, những người được đào tạo trong khoa học máy tính nhưng ngày nay, kĩ năng kĩ thuật là KHÔNG đủ. Để hiệu quả, nhiều người cũng phải có kĩ năng doanh nghiệp, đặc biệt trong thực thi chiến lược doanh nghiệp. Khoa học máy tính hay Kĩ nghệ phần mềm không dạy những kĩ năng này nhưng đây là khu vực chuyên môn của người quản lí CNTT, những người được đào tạo trong Quản lí hệ thông tin (ISM).
Ta hãy nhìn vào trường hợp của hãng hàng không dùng hệ thông tin để làm tăng số hành khách và tăng lợi nhuận. Trước khi dùng hệ thông tin, hãng hàng không bán vé cho khách hàng và số vé bán được thu thập hàng ngày, được phân tích và gửi từ cấp quản lí này sang cấp khác mức cao hơn để kiểm điểm. Điều đó có thể mất vài ngày mới đạt tới người chủ để ra quyết định liệu có tăng hay giảm giá vé. Chậm trễ về thời gian trong thị trường thay đổi có thể làm cho công ty mất một số cơ hội. Bằng việc có hệ thông tin thu thập dữ liệu, phân tích và báo cáo nhanh chóng, những quyết định nào đó có thể được thực hiện trong vài phút. Bằng việc có báo cáo chi tiết, người chủ công ty có thể ra quyết định nhanh chóng và đạt tới mục đích doanh nghiệp.
Ngày nay hệ thông tin hãng hàng không được thiết kế để thu thập dữ liệu bán vé và so sánh nó với vai trò của doanh nghiệp để cho nó có thể đổi giá vé tuỳ theo số vé đã được bán. Chẳng hạn, vài tuần trước chuyến bay, giá vé được giữ thấp để hấp dẫn mọi người mua vé và để lấp đầy chỗ trên máy bay. Tuỳ theo số vé được bán, giá sẽ tự động được điều chỉnh lên hay xuống dựa trên công thức kinh doanh được người chủ đặt ra. Nếu nhiều vé được bán rồi, giá sẽ tăng lên và nếu ít vé được bán, giá sẽ vẫn còn thấp. Quãng một tuần trước chuyến bay, mới chỉ 40% số vé được bán nhưng về mặt lịch sử nó thường đạt 75%. Trong trường hợp đó hệ thông tin được lập trình để hạ thấp giá vé để hấp dẫn nhiều người mua vé cho chuyến bay đó. Bằng việc hạ thấp giá, công ty sẽ cạnh tranh với các hãng hàng không khác để lấy hành khách. Nếu chuyến bay đã bán 80% số vé, điều cao hơn bình thường, nó sẽ tăng giá vé lên vì với bất kì lí do nào nhiều người hơn muốn đi vào ngày đó. Bằng việc cho phép hệ thông tin tự động thao tác giá lên xuống; hãng hàng không có thể làm tăng lợi nhuận. Cùng quan niệm này có thể được áp dụng cho khách sạn, vận tải, xe bus cũng như khu vực dịch vụ khác. Công ty dầu hoả có thể đổi giá tại các trạm bán lẻ một cách trực tiếp khi giá dầu thay đổi để đảm bảo lợi nhuận tối đa.
Cửa hàng bán lẻ có thể có hàng nghìn mặt hàng để bán. Người chủ không biết mặt hàng nào đang được bán nhanh chóng và mặt hàng nào không bán được cho tới khi họ làm kiểm kê kho. Về truyền thống, kiểm kho xảy ra mọi tuần hay tháng, lúc các mặt hàng được công nhân kiểm đếm, dữ liệu được thu thập, phân tích và báo cáo cho người chủ. Qui trình này có thể mất vài ngày hay vài tuần. Với việc dùng công nghệ thông tin, mọi mặt hàng được bán đều được thu thập ngay lập tức tại điểm bán cho nên không cần kiểm kho. Mọi ngày hay mọi giờ, người chủ biết đích xác bao nhiêu mặt hàng được bán và bao nhiêu mặt hàng vẫn còn trong cửa hàng. Hệ thông tin sẽ giữ theo dõi dấu vết của mọi mặt hàng dựa trên công thức, được lập trình trong hệ thống máy tính. Khi một mặt hàng tụt xuống dưới con số tối thiểu, hệ thông tin lập tức gửi đơn cho nhà chế tạo để gửi thêm hàng tới. Khi một mặt hàng không được bán tốt, hệ thông tin sẽ báo động cho người chủ để giảm giá và tự động gửi giá mới tới báo chí để quảng cáo việc bán này để hấp dẫn nhiều khách hàng hơn. Bằng việc điều chỉnh giá nhanh chóng, đặt nhiều mặt hàng bán chạy nhất và giảm giá mặt hàng bán kém, cửa hàng bán lẻ có thể làm tăng lợi nhuận đáng kể.
Việc dùng hiệu quả và hiệu lực hệ thông tin như công cụ chiến lược để giúp cải tiến mục đích kinh doanh của công ty là thông thường trong kinh doanh ngày nay. Nó là "vũ khí mới" cho công ty thành công mở rộng thị trường và khử bỏ đối thủ cạnh tranh. Để làm điều đó, nó cần tư duy mới, quan niệm mới, và kiểu người quản lí mới, những người biết cách thiết kế và thực hiện công nghệ thông tin để giải quyết vấn đề doanh nghiệp. Nó cần người tốt nghiệp chương trình quản lí hệ thông tin (ISM).
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Xu hướng khoa học công nghệ toàn cầu
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
