Kĩ năng trình bày
Kĩ năng trình bày là kĩ năng mềm quan trọng mà sinh viên đại học cần học. Kĩ năng này yêu cầu sinh viên trao đổi ý nghĩ và ý tưởng của họ về một chủ đề đặc biệt, cho một nhóm người. Sinh viên cần phát triển kĩ năng này trong các năm học ở đại học để cho khi họ đi phỏng vấn việc hay làm việc trong công nghiệp, họ sẽ không cảm thấy không thoải mái. Kĩ năng trình bày là không khó học nhưng nó yêu cầu nhiều thực hành để có hiệu quả.
Điều quan trọng nhất cho việc trình bày là chuẩn bị sớm nhất có thể được. Đừng đợi cho tới phút cuối cùng vì bạn cần thu thập mọi thông tin để chuẩn bị cho nó. Một cách điển hình bài trình bày có phần giới thiệu, chủ đề chính với các điểm then chốt mà bạn muốn khán giả biết, và phần kết luận. Mục đích của bạn là làm cho khán giả hiểu điều bạn muốn họ biết trước khi bạn đi tới kết luận. Bài trình bày của bạn chứa bao nhiêu chi tiết sẽ tuỳ thuộc vào thời gian bạn phải nói. Với phần lớn các sinh viên, lời khuyên của tôi là giữ cho bài trình bày không quá mười lăm phút. Ngay cả khi bạn làm việc trong công nghiệp, bạn có thể không phải trình bày dài hơn thế, trừ phi bạn lên vị trị mức quản lí cấp cao hay điều hành. Tuy nhiên, bạn cần biết rằng bất kì bài trình bày nào hơn một giờ sẽ làm cho khán giả mất hứng thú, vì ít người có thể giữ được chú ý của họ lâu chừng đó. Sau kết luận, bạn có thể muốn hỏi khán giả liệu họ có câu hỏi nào về điều bạn đã nói không. Thỉnh thoảng, thảo luận về sau giữa diễn giả và khán giả là đáng quan tâm hơn là bài trình bày.
Nhiều người tin kĩ năng trình bày là khó và yêu cầu nhiều đào tạo. Sự kiện là điều đó có thể chỉ áp dụng cho diễn giả công chúng hay chính khách, nhưng là sinh viên và kĩ sư tương lai, bạn không cần nhiều đào tạo. Phần lớn điều bạn trình bày có lẽ là những điều kĩ thuật mà bạn đã biết cho nên mọi điều bạn cần là thực hành để thu được tự tin.
Có nhiều kĩ thuật trình bày, từng người có thể thấy kĩ thuật nào đó là hữu dụng hơn nhưng có hai điều bạn phải tránh: Đừng bao giờ đọc từ diễn văn đã viết sẵn và đừng bao giờ đọc slide. Khán giả có chú ý giới hạn và không thích ai đó đọc diễn văn. Đọc từ diễn văn được viết sẵn nghĩa là bạn không được chuẩn bị và phải dựa vào cái gì đó. Bằng việc làm điều đó, bạn cho khán giả ấn tượng rằng có thể ai đó khác chuẩn bị nó cho thay cho bạn. Tôi bao giờ cũng khuyên sinh viên làm dàn bài ngắn với vài điểm then chốt được viết lên mẩu giấy nhỏ để nhắc họ, phòng trường hợp họ quên. Qui tắc là không bài trình bày kĩ thuật nào nên được viết ra như diễn văn. Bạn không"đọc bài giảng" cho khán giả mà "nói chuyện" với họ bởi vì đọc diễn văn là chán khi nói chuyện lại thú vị.
Ngày nay, mọi người thường cho bài trình bày qua việc dùng trang thiết bị đa phương tiện và PowerPoint và một số đọc từ slide. Sự kiện là khán giả có thể đọc được slide nhanh hơn bạn có thể đọc. Họ sẽ mất chăm chú nếu bạn chỉ đọc slide cho họ. Lời khuyên của tôi là bạn nên tránh cho bài trình bày bằng việc đọc từ bài nói được viết sẵn hay đọc slides với nhiều văn bản. Tốt hơn cả là giữ cho nó đơn giản bằng việc cho bài trình bày giống như bạn nói chuyện với bạn bè để giúp cho khán giả tập trung vào điều bạn nói thay vì vào cái gì đó khác. Bài trình bày nên được tổ chức để dẫn dắt khán giả từ đầu tới cuối. Nó giống như kể chuyện, bạn phải bắt đầu với những điều chung rồi làm hẹp dần tới từng điểm quan trọng về chi tiết cho tới khi khán giả hiểu điều bạn muốn họ biết. Điều cũng quan trọng là thêm ví dụ cho từng điểm then chốt để minh hoạ tại sao nó quan trọng. Cũng giống như Cấu trúc phân việc (WBS) trong thiết kế sản phẩm phần mềm, bạn nên chia bài trình bày thành vài điểm then chốt để cho nếu cần, bạn có thể thêm, xoá hay đổi chi tiết mà không mất nhiều nỗ lực.
Diễn giả giỏi là linh hoạt thích ứng với ràng buộc thời gian. Thỉnh thoảng bạn có thể nói nhanh khi bị sức ép và thỉnh thoảng bạn có thể nói chậm khi vớ phải cái gì đó mà bạn không được chuẩn bị. Đó là lí do tại sao thực hành là quan trọng. Tốt nhất là thực hành nó nói to trước gương và đo thời gian để cho bạn biết nó dài bao lâu. Chuẩn bị ví dụ ngắn hay câu chuyện ngắn trong trường hợp bạn có thời gian thêm. Tương tự, bạn phải đưa điểm quan trọng nhất lên trước để cho nếu bạn hết thời gian, khán giả vẫn có những điều quan trọng nhất. Bạn phải thực hành bài trình bày của bạn cho tới khi bạn cảm thấy được chuẩn bị. Bạn phải thực hành toàn thể bài trình bày, kể cả dùng slide và trang thiết bị đa phương tiện mà bạn sẽ dùng. Cách tốt nhất là nói toàn thể bài trình bày cho vài người bạn và hỏi ý kiến phản hồi của họ. Điều này sẽ giúp bạn nhận diện bất kì vấn đề nào để cho bạn có thể điều chỉnh và làm cho nó thành bài trình bày thành công.
Tôi thường khuyên sinh viên bắt đầu bài trình bày với câu hỏi bởi vì câu hỏi sẽ làm cho khán giả chú ý. Chẳng hạn: “Tại sao bạn nghĩ chúng ta nên dùng nguồn mở trong dự án này?” bạn có thể tiếp theo điều đó với một giải thích rồi tiến vào các điểm then chốt chi tiết của bạn. Đến cuối bài trình bày, bạn nên tóm tắt các điểm chính của bạn để đảm bảo khán giả của bạn sẽ nhớ chúng. Trong bài trình bày, khán giả có thể có câu hỏi. Một số câu hỏi có thể tạo ra lẫn lộn cho bất kì người trình bày nào, cho nên cách tốt nhất là cố dự đoán trước mọi câu hỏi mà khán giả có thể có trong và sau bài trình bày của bạn. Nghĩ về khán giả mà bạn sẽ trình bày và nghĩ về bất kì cái gì trong bài trình bày của bạn mà họ có thể không biết để cho bạn có thể thêm ví dụ làm cho nó dễ hiểu hơn. Nếu có thể, nhận diện thông tin không được đề cập tới trong bài trình bày của bạn mà khán giả có thể hỏi. Chuẩn bị lời đáp mà có thể được dùng để trả lời nhanh chóng bất kì câu hỏi nào có thể nảy sinh. Có câu trả lời sẵn sàng là then chốt để chứng tỏ tri thức chuyên gia của bạn về chủ đề trình bày.
Trình bày kĩ thuật không khó. Nó thực sự là giải thích hay chia sẻ thông tin cho khán giả. Để thành công, bạn phải thu thập mọi sự kiện và dữ liệu để kiểm nghiệm các luận điểm của bạn và hỗ trợ cho kết luận của bạn. Điều quan trọng nhất là thực hành nó suốt thời gian khi bạn vẫn còn ở trường để thu được tự tin. Khi bạn tự tin và được chuẩn bị tốt, tôi sẽ nói những kĩ năng trình bày mà bạn cần.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Phát triển kĩ năng học tập ở đại học
- Biên tập và xuất bản: Trung tâm thông tin Đại học Văn Lang, Tp Hồ Chí Minh – 11/2014
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
