Kĩ năng nghe, nói, trao đổi
Về căn bản, kĩ năng mềm là kĩ năng xác định ra năng lực của một người để "khớp vào" và làm xuất sắc trong một môi trường đặc thù như công ty hay tổ dự án.
Có nhiều “cường điệu” về kĩ năng mềm nhưng thực ra chúng phần lớn chỉ là theo nghĩa thông thường. Có một cuốn sách nhan đề “Đắc nhân tâm" do Dale Carnegie viết, xuất bản năm 1936. Cuốn sách này đã được dịch sang nhiều thứ tiếng và tôi khuyên rằng sinh viên nên đọc nó, không chỉ một lần mà nhiều lần. Tôi đã đọc cuốn sách này khi tôi còn ở trường trung học và tôi vẫn còn đọc nó ngày nay. Nếu bạn có thể áp dụng phần lớn những điều cuốn sách này nhắc tới, bạn có mọi "kĩ năng mềm" mà bạn cần cho thành công trong cuộc sống.
Có các trường, lớp, các xê mi na dạy về kĩ năng mềm. Nhiều kĩ năng được thiết kế để đào tạo người chuyên nghiệp nhưng là sinh viên, bạn phải phát triển kĩ năng mềm của bạn khi bạn còn trong trường vì bạn cần chúng sau khi tốt nghiệp. Danh sách các kĩ năng mềm có thể dài nhưng sinh viên đại học cần phát triển ít nhất năm kĩ năng bản chất: trao đổi, trình bày, làm việc tổ, giải quyết xung đột và lãnh đạo.
Trao đổi là nói chuyện xuất hiện giữa hai hay nhiều người. Kĩ năng này là khả năng nói theo cách rõ ràng để cho người khác hiểu được. Sinh viên thường hỏi tôi: “Em nói với bạn em mọi lúc, sao em cần kĩ năng này?” Câu trả lời của tôi là “Trao đổi là biết khi nào nói và khi nào nghe.” Một số sinh viên nói nhiều mà không bao giờ nghe. Một số sinh viên không nghĩ trước khi họ nói, họ chỉ tạo ra nhiều tiếng ồn. Những sinh viên này không có kĩ năng trao đổi.
Nghe là kĩ năng quan trọng nhất của quá trình trao đổi. Sinh viên phải học cách nghe chăm chú và tránh ngắt quãng khi người khác nói. Kĩ năng này là khó phát triển vì nó phải là một phần của tính cách của bạn. Là người nghe tốt nghĩa là bạn có kiên nhẫn và thông cảm. Bạn phải có tâm trí cởi mở và ham muốn hiểu người khác.
Nói là kĩ năng quan trọng. Người nói giỏi bao giờ cũng nghĩ trước khi họ nói. Họ nói rõ ràng và đi vào vấn đề chính một cách nhanh chóng để cho người nghe có thể đáp ứng. Nhiều sinh viên tin để là người nói giỏi, họ phải dùng những từ khác thường. Ngược lại, người nói giỏi bao giờ cũng dùng những từ đơn giản để làm cho quan điểm của họ dễ hiểu. Sinh viên cần biết rằng từ sai có thể làm tổn thương ai đó hay tạo ra hình ảnh tiêu cực về người nói. Người nói giỏi chọn từ cẩn thận để tạo ra ngôn ngữ tích cực; thông điệp của họ bao giờ cũng lịch sự, thú vị và thực tế để tạo ra tác động tích cực ấn tượng lên người nghe. Sinh viên phải học tránh dùng các thuật ngữ kĩ thuật trong nói chuyện hàng ngày. Chẳng hạn, sinh viên CNTT thường dùng thuật ngữ kĩ thuật mà không biết rằng người nghe có thể không hiểu nó. Thuật ngữ “kiểm thử hộp đen” là thông dụng trong những người kiểm thử. Thuật ngữ “kiểm thử đơn vị” là thông dụng giữa người kiểm thử và người phát triển nhưng những người khác có thể không hiểu. Điều quan trọng là biết điều này và tránh dùng các thuật ngữ kĩ thuật trong trao đổi hàng ngày của bạn. Một số sinh viên dùng tin nhắn với từ ngắn và nó trở thành thói quen trong nói chuyện của họ với bạn bè. Khi họ đi dự phỏng vấn việc làm hay làm việc trong công nghiệp, những thuật ngữ này là không được chấp nhận vì nó ngụ ý thái độ bất kính.
Có kĩ năng trao đổi quan trọng khác được gọi là "trao đổi vô lời" hay diễn đạt ngôn ngữ thân thể như biểu lộ nét mặt, tiếp xúc mắt, và cử chỉ điều cũng là một phần của quá trình trao đổi. Theo một khảo cứu về trao đổi, giáo sư A. Mehrabian thấy rằng 55% của nghĩa trong nói chuyện tới từ ngôn ngữ nét mặt và thân thể và chỉ 38% tới từ chuyển điệu phát âm.
Với người phương tây, trong nói chuyện, bạn phải nhìn vào nhau và có tiếp xúc mắt. Nếu bạn nhìn xuống hay né tránh tiếp xúc mắt, đó là biểu tượng của yếu kém hay không chân thực. Ngược lại, phần lớn văn hoá châu Á coi nhìn thẳng vào mặt ai đó và có tiếp xúc mắt là biểu tượng của bất kính và thách thức. Bạn phải hiểu khác biệt này và hành động tương ứng. Khi mọi người trao đổi và đứng, tư thế cũng là quan trọng. Phần lớn người châu Á không thích nói khi đứng trừ khi đó là nói chuyện ngắn. Người phương tây coi nói chuyện là nghiêm chỉnh khi đứng và tư thế chân của bạn là quan trọng. Nếu bạn đứng với chân doãi rộng, thì điều đó chỉ ra rằng bạn rất hung hăng và muốn chi phối cuộc nói chuyện. Nếu bạn đứng với cả hai chân khép chặt với nhau điều đó nghĩa là bạn yếu, dễ phục tùng và sợ. Tư thế tốt nhất là đứng với chân rộng bằng vai. Văn hoá châu Á không chú ý tới những tiểu tiết này nhưng văn hoá phương tây coi ngôn ngữ thân thể là quan trọng và họ thường phán xét bạn qua tư thế của bạn.
Trao đổi hiệu quả nghĩa là chọn đúng từ, chuyển giao chúng theo cách tích cực và ngôn ngữ thân thể đúng. Một nghiên cứu công nghiệp gần đây về những người xin việc làm thấy rằng với một trăm ứng cử viên, chỉ mười lăm người được thuê. Tám mươi nhăm ứng cử viên kia không được chọn vì họ không có kĩ năng trao đổi đúng. Mọi ứng cử viên đều có kĩ năng kĩ thuật và đủ phẩm chất và họ được chọn ra từ danh sách hàng nghìn đơn xin việc để phỏng vấn. Họ không gây ấn tượng cho người quản lí thuê người vì kĩ năng trao đổi của họ nghèo nàn. Nghiên cứu này để lộ rằng 30% số họ đã không chuẩn bị để trả lời các câu hỏi không liên quan tới lĩnh vực học tập của họ; nhiều người chẳng có ý tưởng gì về xu hướng công nghệ hay điều đang xảy ra trên thế giới. Đó là chỉ dẫn rằng họ không có tri thức rộng để vận hành tốt trong công nghiệp. 67% không nói rõ ràng hay trả lời câu hỏi một cách đúng đắn; nhiều người bồn chồn và không tự tin. 58% có ngôn ngữ thân thể không đúng và cử chỉ không đúng trong nói chuyện, như không duy trì tiếp xúc mắt, gãi quá nhiều, không ngồi thẳng mà ngồi thườn thượt trong ghế. Nghiên cứu này kết luận rằng phần lớn sinh viên có kĩ năng kĩ thuật tốt nhưng không có khả năng diễn đạt bản thân họ đúng đắn. Một số người nói trôi chảy, nhưng không thể nghe được tốt. Nhiều người có vấn đề với cách diễn đạt của họ và ngôn ngữ thân thể hay dùng cử chỉ không thích hợp.
Bên cạnh nói và nghe, đọc, viết và trao đổi nhóm cũng là một phần của kĩ năng trao đổi. Phần lớn các đại học đều yêu cầu sinh viên đọc nhiều. Không có kĩ năng đọc tốt sinh viên sẽ phải đánh vật khi họ vào đại học và thường bị tràn ngập bởi khối lượng tài liệu đọc. Tôi đã thấy rằng việc đọc và viết giúp cải tiến nói và nghe. Phần lớn những độc giả giỏi thường đều là diễn giả giỏi vì họ có khối lượng tri thức bao la mà họ có thể dùng. Tôi bao giờ cũng khuyên sinh viên cải tiến kĩ năng trao đổi của họ bằng việc cho sinh viên đủ thời gian để đọc. Họ nên đọc trên cơ sở hàng ngày để cho trí nhớ của họ được làm tươi bằng tri thức. Nhiều sinh viên CNTT tin rằng họ chỉ phải đọc sách kĩ thuật. Điều đó là sai lầm. Họ nên đọc bất kì cái gì họ thích và làm việc đọc thành hoạt động then chốt trong đời họ. Việc đọc mở mang tâm trí với nhiều điều khi họ đọc tin tức, tạp chí, blogs, và bài báo mà họ quan tâm để cập nhật tri thức của họ. Họ cũng nên đọc lịch sử, tin tức thế giới, tin kinh tế và doanh nghiệp, để giữ cho họ được cập nhật với biến cố hiện thời.
Thảo luận nhóm là về trao đổi với một nhóm người. Trong thảo luận nhóm, mọi người được đưa lại cùng nhau để diễn đạt ý kiến của họ và trao đổi quan điểm về một chủ đề. Trong thảo luận nhóm sinh viên học về tính động của nhóm, thu thập nội dung và thuộc tính lãnh đạo. Trong thảo luận trên lớp ở đại học, giáo sư đánh giá sinh viên về ai được chuẩn bị tốt, ai có kĩ năng nói tốt và ai có kĩ năng lãnh đạo. Sinh viên phải học nói rõ ràng và lịch sự cho nhóm. Họ cần biết rằng đây là thảo luận chứ không phải tranh cãi và kiểm soát ý nghĩ của họ để duy trì cùng chủ đề thảo luận chứ không nói các thông tin không liên quan. Họ cũng nên kiểm soát xúc động của họ và tránh những cử chỉ không cần thiết.
Kĩ năng trao đổi là bản chất để làm việc tốt trong công nghiệp. Sinh viên nên phát triển kĩ năng trao đổi của họ khi họ vẫn còn ở trong trường bằng việc tham gia vào thảo luận trên lớp; học chọn từ cẩn thận để tạo ra tác động ấn tượng lên người nghe. Họ nên phát triển thói quen đọc tốt để làm giầu cho từ vựng của họ, mở rộng tri thức của họ ra bên ngoài khu vực kĩ thuật để hiểu thế giới đang thay đổi mà họ đang sống trong.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Phát triển kĩ năng học tập ở đại học
- Biên tập và xuất bản: Trung tâm thông tin Đại học Văn Lang, Tp Hồ Chí Minh – 11/2014
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
