Làm việc theo tổ
Trong cuộc họp cựu sinh viên tháng mười một, nhiều cựu sinh viên tới gặp tôi. Khi họ kể cho tôi về việc làm và công việc của họ, tôi hỏi họ về “Làm việc theo tổ”. Họ bảo tôi rằng họ đã làm việc trong tổ xây dựng phần mềm nhưng khi tôi hỏi thêm các câu hỏi, dường như là họ đã làm việc “trong nhóm” mà KHÔNG “trong tổ”.
Tôi hỏi: “Mọi ngày, khi các bạn đi làm các bạn có biết người khác trong tổ của bạn đang làm cái gì không?”, “Phần nào của chương trình là của người đang ngồi cạnh bạn làm?”, “Người yên tĩnh trong tổ của bạn đóng góp gì cho dự án? Ông chủ của bạn đang làm việc cho bao nhiêu dự án?” Phần lớn trong họ không thể trả lời được những câu hỏi này cho dù họ đã làm việc cùng nhau trong cùng dự án.
Là một tổ, điều quan trọng là chia sẻ thông tin và điều quan trọng là biết các thành viên khác của tổ đang làm gì và họ cảm thấy thế nào về việc họ đang làm nó. Điều quan trọng là để cho mọi người biết bạn đang làm gì là liệu bạn có cần giúp đỡ hay không. Chúng ta học khi chúng ta làm việc cùng nhau vì chúng ta vừa dạy lẫn nhau và vừa học lẫn nhau. Đó là điều “làm việc trong tổ” nghĩa là gì. Đây có lẽ là mục đích quan trọng nhất của “Làm theo tổ” khi mọi người thảo luận điều mọi người khác trong nhóm đang làm việc bất kể tới vị trí và kinh nghiệm của họ.
Tôi khuyên rằng mọi sáng, tổ để ra cuộc họp nửa giờ để từng người nói ra điều họ đang làm vào lúc đó và họ cảm thấy thế nào khi họ làm điều đó. Về căn bản đó là cách biết công việc của nhau, điều có thể đưa tới nhiều chi tiết hơn và giúp nhận diện vấn đề, nếu có, bên trong tổ. Khi thảo luận này diễn ra, mọi người cảm thấy dễ dàng nói về vấn đề với nhau. Điều đó cũng có nghĩa nếu ai đó phát triển cái gì đó tốt, tất cả chúng ta đều biết về nó. Khi ai đó tự hào về cái gì đó mà họ đã làm thì bằng việc thảo luận điều đó cho họ cảm giác là họ được đánh giá cao. Và nếu ai đó gặp vấn đề, tổ có thể động viên hay gợi ý vài ý tưởng trong cuộc họp này.
Mặc dầu các sách giáo khoa đa dạng được viết về qui cách chỗ làm việc, tôi nghĩ không ai thích làm việc ở chỗ mà họ KHÔNG thể nói được lẫn nhau và vấn đề phải báo cáo lên mỗi người quản lí và KHÔNG được chia sẻ với bất kì ai khác. “Làm việc theo tổ” ở chỗ làm việc có thể KHÔNG là cùng điều như làm việc với bạn bè. Bạn KHÔNG cần đi xem phim, hát “Karaoke”, hay chơi trò chơi máy tính nhưng bạn quả cần một tổ nơi mọi người thấy thoải mái nói ra khi họ có vấn đề và cần giúp đỡ và biết họ sẽ được giúp đỡ mà KHÔNG “bị cười”. Bạn không cần chia sẻ cuộc sống cá nhân với các thành viên tổ nhưng nếu bạn có vấn đề cá nhân bạn nên có khả năng nói điều đó và để mọi người có thông cảm. Về căn bản “Làm việc theo tổ” ở chỗ làm việc là “Mọi người làm việc cùng nhau và hoà hợp”.
Làm việc theo tổ cũng là chỗ để học kĩ năng mới. Khi bạn không biết cái gì đó, bạn phải hỏi và sẽ có ai đó biết rõ hơn bạn giúp bạn. Trong làm việc theo tổ, mọi người trong nhóm đem tới những kinh nghiệm khác nhau và có cái gì đó để dạy lẫn nhau. Với những người có kinh nghiệm, đây là cơ hội để giúp đỡ và bầy tỏ quyền lãnh đạo và sự thân thiện của bạn. Họ cũng có cơ hội để thực hành việc giải thích cái gì đó cho tổ của mình và điều này làm phát triển kĩ năng trao đổi tốt hơn. Bằng việc dạy cho ai đó, họ cũng sẽ làm lợi cho bản thân mình bởi vì dạy cũng là cơ hội để kiểm điểm điều họ biết. Bằng việc chia sẻ thông tin mọi ngày, tổ có cơ hội bước lùi lại không hội tụ vào nhiệm vụ đặc thù để xem “bức tranh lớn”. Mọi người có thể tìm ra các thành viên tổ đang làm gì và làm sao điều đó có liên quan tới điều họ đang làm, cho nên mọi người đều có ý tưởng tốt hơn về điều họ đang đóng góp cho dự án. Bằng việc chia sẻ và làm việc cùng nhau, tổ có thể đánh giá bất kì quyết định nào đã được đưa ra và hành động mọi người cần thực hiện sau khi cuộc họp được thực hiện.
Ngày nay “làm việc theo tổ” KHÔNG được cổ vũ trong một số trường học nhưng điều đó đang thay đổi. Sinh viên KHÔNG phải đợi tới lúc đi làm để xây dựng tổ. Tôi tin sinh viên nên hình thành các tổ và chia sẻ thông tin với người khác ngày nay.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Quản lý dự án
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
