Cải tiến qui trình
Tuần trước tôi nhận được một email từ một kĩ sư phần mềm. Anh ấy viết: “Tôi gặp khó khăn để làm cho công ti của tôi cải tiến cách chúng tôi phát triển phần mềm. Tôi đã đọc blog SEGVN của thầy về CMMI và tin rằng nó có thể giúp cho công ti của tôi. Vấn đề là làm cho mọi người bắt đầu cải tiến. Người chủ công ti nói: “Việc đó tốn kém.” Người quản lí nói: “Chúng ta phải thuê tư vấn và điều đó là tốn kém.” Người quản lí dự án nói: “Điều đó yêu cầu nhiều đào tạo và chúng tôi không có thời gian.” Nhiều người phát triển cân nhắc về nó: “Sao lại bận tâm? điều đó là phí thời gian.” Xin thầy cho tôi lời khuyên về cách thay đổi những thái độ này. Rất cám ơn thầy.”
Đáp: Chừng nào cấp quản lí của bạn chưa muốn làm điều đó, chẳng cái gì sẽ thay đổi. Để cải tiến qui trình phần mềm, bạn phải có quyết tâm của cấp quản lí và có đào tạo, bằng không nó sẽ không xảy ra. Nếu người chủ nghĩ cải tiến qui trình là tốn kém, bạn có thể thu thập dữ liệu về số dự án đáp ứng lịch biểu, chi phí và chất lượng và số dự án không đáp ứng. Bằng việc biết con số thực tế, người chủ có thể đổi ý. Nếu ông ấy biết rằng ông ấy có thể tăng lợi nhuận một cách có ý nghĩa khi công ti của ông ấy trưởng thành và phát triển tốt hơn, nhanh hơn và chi phí thấp hơn thì ông ấy có thể đồng ý với bạn.
Ngày nay các công ti sợ cải tiến qui trình bởi vì giá của đào tạo và đánh giá CMMI. Nếu ích lợi của cải tiến là lớn hơn nhiều so với chi phí của cải tiến thì sự việc sẽ thay đổi. Nếu người chủ quyết định cải tiến thì mọi người quản lí sẽ phải tuân theo. Họ có thể không thích điều đó nhưng họ sẽ không bất đồng với người chủ. Tuy nhiên, người quản lí cần hiểu CMMI cũng như có kế hoạch để quản lí hoạt động cải tiến để cho nó sẽ thành công. Đây là chỗ nhà tư vấn tốt và có hiểu biết có thể giúp để chắc mọi người quản lí có quyết tâm đầy đủ để cải tiến qui trình phần mềm của họ. Đây là yếu tố then chốt xác định thành công hay thất bại. Nhà tư vấn “không tốt lắm” sẽ vội vàng trong việc cung cấp đào tạo và tiến hành đánh giá (Đó là chỗ họ được trả nhiều tiền) nhưng nhà tư vấn tốt sẽ không làm điều đó, họ biết rằng họ phải hội tụ vào quyết tâm của cấp quản lí để làm điều đó một cách đúng đắn. Đây là tình huống:
Giả sử công ti bắt đầu cải tiến qui trình. Những người phát triển phàn nàn rằng họ phải tham gia đào tạo CMMI điều lấy đi thời gian của họ làm việc trên dự án phần mềm. Điều gì sẽ xảy ra khi một số dự án bị muộn? Điều gì sẽ xảy ra khi khách hàng không hài lòng bởi vì người phát triển không làm việc trên dự án của họ mà dành thời gian theo lớp học? Điều gì sẽ xảy ra khi người phát triển phải tuân theo cái gì đó mà họ không quen thuộc? Điều gì sẽ xảy ra mà người phát triển phải thu thập độ đo, cái gì đó họ chưa bao giờ làm trước đây? Điều gì sẽ xảy ra nếu người phát triển được bảo làm cái gì đó khác với điều họ vẫn thường làm? Điều gì sẽ xảy ra khi người phát triển tiếp tục phàn nàn? Chừng nào người chủ và mọi người quản lí còn chưa quyết tâm đầy đủ, sự việc có thể thay đổi. Công ti có thể quyết định bỏ cải tiến và coi nó như sai lầm. Trong trường hợp đó, chẳng cái gì sẽ xảy ra lần nữa. Trừ phi người chủ và mọi người quản lí quyết định duy trì quyết tâm của họ thì cải tiến mới có thể xảy ra.
Điều cơ sở nhất của cải tiến là cải tiến cách người quản lí quản lí dự án phần mềm. Thay vì đồng ý với khách hàng về lịch biểu dựa trên yêu cầu được xác định nghèo nàn, người quản lí dự án sẽ nhấn mạnh vào việc có qui trình quản lí yêu cầu để quản lí mọi thay đổi. Họ sẽ phải chắc rằng kế hoạch dự án được xác định tương ứng theo qui trình (ước lượng, thương lượng, thoả thuận) trước khi họ bắt đầu dự án. Mọi dự án sẽ phải thiết lập các vai trò, trách nhiệm được xác định rõ ràng. Bằng việc để cho mọi dự án tuân theo thực hành quản lí dự án, thay đổi sẽ bắt đầu xảy ra trong công ti.
Người phát triển sẽ bắt đầu đòi hỏi nhiều đào tạo hơn, đặc biệt trong khu vực họ cần thực hiện công việc của họ. Người quản lí bắt đầu dùng độ đo để ra quyết định thay vì phỏng đoán. Dự án sẽ có ước lượng tốt hơn về lịch biểu và ít lỗi hơn. Tất nhiên, một số người sẽ hài lòng và một số có thể không hài lòng vì họ quen làm mọi sự theo cách riêng của họ. Tuân theo qui trình chuẩn không phải là điều họ muốn. Những người không thích sẽ bỏ đi và sẽ được thay thế bởi người phát triển mới. Người phát triển mới có thể không biết điều đã xảy ra cho nên họ vẫn theo qui trình được xác định. Qua thời gian, khi hiệu năng dự án tốt dần lên, người chủ sẽ nhận ra rằng lợi nhuận của công ti ông ấy đang cải thiện và nhiều dự án đáp ứng lịch biểu, chi phí và chất lượng. Nhiều khách hàng bắt đầu tin vào cải tiến và yêu cầu nhiều kinh doanh hơn thì bạn đạt tới “thay đổi chính” trong cách công ti của bạn phát triển phần mềm.
Điều quan trọng phải nhận ra là với mọi thay đổi, cấp quản lí là yếu tố then chốt. Chẳng cái gì sẽ được hoàn thành nếu họ không tin tưởng và quyết tâm. Quyết tâm bắt đầu từ hiểu biết và hỗ trợ và nếu họ không hiểu CMMI, nó cần gì, nó cần bao lâu, họ phải quản lí hoạt động nào thì họ có thể không hỗ trợ cho nó. Không có hỗ trợ của họ, cải tiến sẽ không xảy ra. Do đó, tôi nghĩ rằng chìa khoá thực để cải tiến qui trình thành công là quyết tâm của cấp quản lí. Dù bạn thích hay không, người phát triển không thể làm cho sự việc xảy ra được nếu không có quyết tâm từ cấp quản lí. Đây là chỗ nhà tư vấn tốt và có tri thức sẽ tới để giúp. Khó tìm được nhà tư vấn tốt và họ có thể là đắt giá, nhưng họ thực sự xứng đáng điều đó.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Mô hình tăng trưởng năng lực tổ chức
- Biên tập: Kipkis.com
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University
