Quản trị văn phòng và quản lí dự án
Một sinh viên mới tốt nghiệp viết cho tôi: “Em làm việc trong một công ti nơi người quản lí dự án có chứng chỉ quản lí trưng ra trong văn phòng họ nhưng họ không quản lí cái gì cả. Họ dành nhiều thời gian vào họp hành, viết đề án, kiểm điểm chi tiêu và ngân sách, và viết báo cáo hàng tháng. Họ hiếm khi gặp người phát triển nhưng yêu cầu báo cáo về các hoạt động hàng tuần để cho họ có thể báo cáo cho ông chủ của họ. Khi chúng tôi nêu ra mối quan tâm, họ bảo chúng tôi rằng họ biết quản lí dự án như bằng chứng về chứng chỉ của họ. Em bị lẫn lộn về kiểu quản lí dự án này. Thầy có gợi ý gì?”
Đáp: Có khác biệt giữa biết và làm. Người quản lí dự án giỏi có cả tri thức và kĩ năng để quản lí dự án. Tri thức tới từ việc học nhưng kĩ năng tới từ kinh nghiệm thực tế trong thực hiện nó. Người quản lí dự án giỏi có kinh nghiệm trong lập kế hoạch, ước lượng, giữ cân bằng các sức ép khác nhau, làm việc với khách hàng, quản lí thay đổi, và loại bỏ chướng ngại cho tổ dự án của họ. Có thể là người quản lí của bạn có đào tạo như bằng chứng về chứng chỉ của họ nhưng chưa bao giờ thực hiện nó trong dự án thực. Nếu họ chỉ hội tụ vào việc tạo ra báo cáo hiện trạng, đệ trình ngân sách, kiểm tra chi tiêu, kiểm điểm chi phí, và làm bài trình bày mà chỉ là các hoạt động hành chính thì họ là người quản trị văn phòng, không phải là người quản lí dự án.
Người quản lí dự án giỏi hiểu vòng đời dự án và theo dõi cẩn thận qui trình để quản lí dự án. Họ phân tích ích lợi mà dự án đặc biệt sẽ đem lại cho công ti trước khi cam kết với bất kì chi tiêu nào. Trong dự án, nếu mọi sự thay đổi và trở nên rõ ràng rằng ích lợi không còn khả thi, họ cắt bỏ dự án cho nên không tiền nào bị phí hoài.
Người quản lí dự án giỏi biết rằng người phát triển cho dự án cần hiểu vai trò và trách nhiệm của họ để cho họ phân công nhiệm vụ cho từng người tương ứng. Không có vai trò và trách nhiệm rõ ràng, không ai biết họ được giả định làm gì. Trong trường hợp đó, họ sẽ đổ lỗi cho nhau khi cái gì đó đi sai và dự án có thể không hoàn thành thành công.
Người quản lí dự án giỏi biết cách phân chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn cho từng pha bằng việc dùng kĩ thuật Cấu trúc phân việc Work Breakdown Structure (WBS). Từng pha được kiểm điểm cẩn thận và báo cáo để cho người quản lí cấp cao có thể quyết định. Chẳng hạn, dự án có đúng hạn không, trong ước lượng chi phí không? Rủi ro có chấp nhận được không? Phân chia dự án thành các pha, và phân tích mọi rủi ro và ích lợi trước khi tiếp tục là cách tiếp cận khác mà cho phép người quản lí dự án quản lí dự án được tốt hơn.
Người quản lí dự án giỏi bao giờ cũng hội tụ vào kết quả cuối cùng hay sản phẩm thậm chí trước khi dự án bắt đầu. Họ có viễn kiến về sản phẩm cuối sẽ là gì. Họ hiểu rõ yêu cầu của họ, và phát triển kế hoạch đạt tới được mà sẽ làm cho dự án dễ quản lí. Họ thường xuyên học khi nào quản lí dự án. Nếu họ phạm sai lầm, họ học từ nó để cho họ không phạm cùng sai lầm hai lần. Khả năng học từ sai lầm làm giầu có cho kinh nghiệm của họ cũng như kĩ năng quản lí của họ.
Về căn bản, kinh nghiệm và kĩ năng thực sự phân biệt một người quản trị văn phòng với người quản lí dự án. Cũng như khác biệt giữa người có thể đọc bản đồ trong văn phòng và người dùng bản đồ để du hành khoảng cách xa và đã làm nhiều chuyến đi.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Quản lý dự án
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
