Hướng dẫn dự án Capstone/2
Đây là phần 2 của bản hướng dẫn về dự án Capstone:
Capstone là dự án “thực” được công ti trong công nghiệp trao cho sinh viên đại học khi họ ở năm cuối trong trường. Mục đích chính là để giúp cho sinh viên học mọi kĩ năng họ cần làm tốt khi họ làm việc trong công nghiệp phần mềm. Trong những kĩ năng này, làm việc tổ là kĩ năng quan trọng nhất. Mọi dự án trong công nghiệp đều là công việc tổ cho nên làm sao sinh viên học được cách làm việc cùng nhau là rất quan trọng cho thành công của họ về sau trong cuộc sống.
Một trong những hoạt động đầu tiên trong dự án Capstone là kĩ năng kiểm điểm của từng thành viên để nhận diện cách từng người có thể đóng góp tốt nhất cho dự án. Cùng nhau tổ phải xác định vai trò, trách nhiệm cho từng thành viên tổ. Trong khi không ai trong tổ là “ông chủ”, vai trò của người quản lí dự án được cần tới để phối hợp, lập kế hoạch, và theo dõi dấu vết các hoạt động của tổ. Người quản lí dự án (PM) giữ cho tổ được hội tụ và đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng thời gian. PM phải kiểm điểm công việc của từng thành viên, để chắc rằng họ đáp ứng yêu cầu và chất lượng. PM làm việc chặt chẽ với mọi thành viên tổ để giám sát các hoạt động của tổ và đảm bảo rằng các cuộc họp của tổ là hiệu quả và hiệu lực. PM cũng xác định, thu thập và phân tích độ đo dự án để chắc chất lượng và hiệu năng của dự án đáp ứng mong đợi của khách hàng. PM phải chắc rằng mọi phần mềm được tổ phát triển đều được kiểm thử kĩ lưỡng và được làm tài liệu. Đây là vai trò quan trọng nhất trong dự án Capstone cho nên tổ phải lựa chọn người có kĩ năng nhất cho vai trò này (Lưu ý: Đôi khi vai trò này có thể được quay vòng cho từng pha phát triển cho nên mọi người sẽ có cơ hội để làm nó).
Bên cạnh PM, có các vai trò khác mà các thành viên tổ cũng phải nhận diện như người quản lí cấu hình (SCM), người đảm bảo chất lượng phần mềm (SQA), người quản lí kiểm thử v.v.. Vì có nhiều pha phát triển, các thành viên tổ có thể lần lượt chuyển các vai trò cho nhau qua từng pha. Chẳng hạn, thành viên này giả định giữ vai trò SQA trong pha thiết kế rồi chuyển cho người khác làm SQA trong pha tiếp (Lưu ý: Đây là bài tập tốt trong làm việc tổ, sinh viên phải làm việc cùng nhau và chia sẻ trách nhiệm. Cách họ làm việc cùng nhau, cách họ phân phối công việc trong tổ sẽ xác định liệu dự án Capstone sẽ thành công hay không). Thỉnh thoảng, sinh viên không đồng ý lẫn nhau thì giáo sư phải bước vào và phân công vai trò cho từng thành viên. Trong trường hợp đó, điều đó rõ ràng là một chỉ báo rằng mọi thành viên đã không học được về làm việc tổ và điều đó có thể là rủi ro chính. Giáo sư phải nhắc nhở sinh viên về quyết tâm của họ với làm việc theo tổ. Thỉnh thoảng, có những kĩ năng mà tổ cần nhưng không có. Trong trường hợp đó giáo sư có thể phân công cho các thành viên tổ học những kĩ năng này. (Chẳng hạn, tổ quyết định dùng cách tiếp cận mau lẹ agile nhưng họ không có kĩ năng của thầy Scrum cho nên ai đó phải học kĩ năng này để thực hiện vai trò này.)
Tổ phải quyết định về số giờ mà họ phải làm việc cùng nhau như một tổ. Bởi vì các thành viên có thể có những giới hạn nào đó (một số có thể không có khả năng làm việc vào ngày nào đó, giờ nào đó, bởi vì có giờ trên lớp, hỗ trợ gia đình, hay các vấn đề khác liên quan tới tính sẵn có của họ). PM phải làm việc cùng tổ để tạo ra “lịch biểu tổ” để đặt ra thời gian mà tổ làm việc cùng nhau. Các thành viên tổ phải “đi làm” đúng giờ. Thỉnh thoảng việc vắng mặt trong công việc tổ là vấn đề. PM và tổ phải nhắc nhở các thành viên vắng mặt về cam kết với dự án. Nếu điều đó tiếp tục, PM phải báo cáo cho giáo sư. Trong trường hợp đó, sinh viên vắng mặt phải bị quản chế. Nếu vi phạm việc quản chế, sinh viên đó phải bị yêu cầu ra khỏi dự án (Điều này nghĩa là thất bại của lớp này. Không sinh viên nào có thể tốt nghiệp mà không hoàn thành dự án Capstone).
Trong các năm học, sinh viên làm việc trong tổ cho nên họ nên hiểu cách làm việc tổ. Tuy nhiên, dự án Capstone là lần đầu tiên nhiều người làm việc trên dự án “thực” cho nên điều quan trọng với họ là học cách xây dựng tổ hiệu quả. Thuộc vào một tổ là kết quả của phần tình cảm nhiều hơn bản thân bạn. Sinh viên phải học cách gạt sang bên bản ngã cá nhân của họ, quyền lợi riêng của họ, và làm việc hướng tới mục đích chung. Trong dự án Capstone, mọi thành viên phải đóng góp cho thành công của dự án. Họ phải tạo ra kết quả. Lúc bắt đầu dự án Capstone, giáo sư đặt những mong đợi và mục đích nào đó cho tổ nhưng từng thành viên cần hiểu tại sao họ phải làm việc như một tổ chứ không như cá nhân. Họ phải hiểu rằng đây là đào tạo cuối cùng của họ có tổ hợp mọi tri thức mà họ đã học trong ba năm trước và áp dụng vào dự án “thực”. Đây là cơ hội cho họ học để chuyển tri thức hàn lâm thành kĩ năng “thực”. Do đó, họ phải hiểu tầm quan trọng của hoạt động này và quyết tâm hoàn thành nó.
Sau khi các thành viên tổ đã đồng ý về vai trò và trách nhiệm của họ, tổ phải đánh giá tính khả thi về năng lực của nó để xây dựng sản phẩm phần mềm. Tổ có thể hoàn thành được dự án trong lịch biểu năm học của trường không? Dự án có thể thành công không? Có rủi ro hay khó khăn nào của dự án? Các thành viên tổ phải tự hỏi họ: “Chúng ta có người đúng trong dự án này không?” Các thành viên tổ có tri thức và kĩ năng để hoàn thành dự án này không? Nếu không, tổ đi đâu để có được sự giúp đỡ mà nó cần? Tổ có cảm thấy nó có sự hỗ trợ được cần tới để hoàn thành mục đích của nó không? Tổ có viễn kiến rõ ràng về sản phẩm và kế hoạch để hoàn thành dự án không? Tổ có xác định được mục đích của dự án, kết quả của nó, thời gian của nó không? Nó đo thế nào cho cả kết quả công việc của nó và qui trình tổ đi theo để hoàn thành nhiệm vụ của họ? Các thành viên tổ có hiểu vai trò và trách nhiệm của họ rõ không? Mối quan hệ và tính đảm nhiệm của tổ có được mọi thành viên hiểu không? Có qui trình được xác định để cho các thành viên tổ có thể tuân theo một cách nhất quán không? Các thành viên tổ có giữ tính đảm nhiệm lẫn nhau, quyết tâm và kết quả cho thời gian dự án không? Tổ có thiết lập các qui tắc ứng xử trong khu vực như giải quyết xung đột, ra quyết định và quản lí họp không? Các thành viên tổ có rõ ràng về ưu tiên của các nhiệm vụ của họ không? Các thành viên tổ có trao đổi rõ ràng và trung thực với nhau không? Các thành viên tổ có cảm thấy trách nhiệm và tính đảm nhiệm cho thành tựu của tổ không?
Nếu tổ là trung thực với nhau và có câu trả lời tích cực cho những câu hỏi này thì họ có thể bắt đầu dự án Capstone. Nếu họ vẫn có vấn đề hay câu hỏi thì họ phải thảo luận với giáo sư để xin hướng dẫn đúng. Bất kì vấn đề nào không giải quyết trước khi dự án bắt đầu có thể trở thành rủi ro và tác động lên thành công của dự án.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Quản lý dự án
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
