Đối thoại về làm việc tổ
Hôm qua một sinh viên tới gặp tôi. Anh ta là học sinh giỏi, một trong những người giỏi nhất lớp. Anh ta nói: “Em cảm thấy không thoải mái với tổ dự án Capstone. Một số thành viên lười, một số không thông minh, và một số không tới cuộc họp tổ đúng giờ. Tất cả họ đều lấy cớ cho hành động của họ. Em phải làm hầu hết các việc và em không thích điều đó.”
Tôi giải thích: “Tôi không ngạc nhiên. Có hai mục tiêu then chốt trong dự án Capstone: Áp dụng điều em đã học vào dự án thực và học cách làm việc trong tổ. Có kĩ năng kĩ thuật là không đủ. Em cũng cần học cách làm việc cùng người khác nữa. Tôi đã từng quan sát tiến bộ của tổ của em và tôi biết rằng một số thành viên tổ đã không làm mấy nhưng họ đã bỏ phiếu cho em là người lãnh đạo tổ và em phải học làm người lãnh đạo. Người lãnh đạo không bỏ chạy khi đối diện với khó khăn.”
Anh ta nói: “Nhưng em không muốn làm người lãnh đạo. Tại sao thầy không cho em công việc nào đó mà bản thân em có thể tự làm được. Em không bận tâm tới công việc khó khăn nhưng em không muốn làm việc trong tổ.”
Tôi bảo anh ta: “Dự án capstone không được thiết kế cho mọi người làm việc một mình. En đang học cách làm việc trong tổ. Mọi tổ đều cần thời gian để hình thành và để các thành viên tổ đi tới biết lẫn nhau. Em cần thời gian để xây dựng mối quan hệ và thảo luận với nhau để phát triển hiểu biết chung về mục đích dự án. Là người lãnh đạo tổ em phải xây dựng chương trình nghị sự và khung thời gian cho các hoạt động của tổ và phải chắc rằng mọi người có cơ hội tham gia. Em phải đặt ra các qui tắc và quyết định thời gian và nơi chốn để họp và phải chắc các thành viên tổ sẽ tuân theo. Khi tổ thiếu hội tụ và chiều hướng vì điều đó họ lẫn lộn và không biết phải làm gì. Là người lãnh đạo, em phải làm rõ mục đích, nhiệm vụ, và kết quả của dự án rồi phân công các vai trò riêng cho các cá nhân…”
Anh ta lắc đầu: “Em không muốn làm việc với tổ này. En không thích một số người trong họ. Liệu em có thể chuyển sang tổ khác để cho em chỉ là thành viên tổ và làm việc kĩ thuật không?”
Tôi hỏi: “Chúng ta hãy nhìn vào tình huống này một chút ít nữa. Giả sử rằng em đi làm cho một công ti phần mềm. Em có thể nói với người quản lí là em không thích người này hay người kia cho nên họ phải tìm ai đó mà em hoà hợp để làm việc cùng em không? Em có thể yêu cầu họ cho em cái gì đó mà em muốn làm không? Em có thể bảo công ti rằng em không thích dự án này cho nên họ phải tìm cho em dự án khác không? Khi làm việc trong công nghiệp, em không có chọn lựa đâu. Hoặc em hoà hợp với mọi người hoặc em bị đuổi việc. Không công ti nào sẽ chịu được người với nhu cầu như vậy. Là sinh viên, em phải học cách đối phó với những điều không dễ chịu nào đó bây giờ để cho em không phải nếm cay đắng về sau.”
Anh ta yên lặng một chốc: “Nhưng phần lớn các thành viên tổ đều không giỏi về kĩ thuật. Họ chỉ là sinh viên trung bình và em muốn dự án của em thành công.”
Tôi bảo anh ta: “Đây không phải là dự án của em, nó là dự án của họ nữa. Cho nên em nghĩ rằng em là giỏi về kĩ thuật và họ không giỏi. Nếu em bắt đầu so sánh bản thân mình với người khác, em sẽ trở nên kiêu ngạo hay cay đắng vì sẽ có ai đó kém hơn em hay giỏi hơn em. Em cần học nhiều về khiêm tốn vì đó là điều duy nhất có thể bảo vệ em trong thời đại thay đổi này. Em có thể học giỏi trong lớp nhưng với tôi dường như là em đã không học được gì mấy về cuộc sống. Em vẫn phải học nhiêu và đây là cơ hội tốt cho em học. Capstone là bài học thứ nhất của em trong nhiều bài học mà em sẽ học trong cuộc đời. Tốt hơn cả em nên học nó bây giờ nếu không thì sẽ thành quá trễ.”
Anh ta cãi: “Nhưng tổ không làm việc tốt. Họ cũng không hoà hợp lẫn nhau. Em không phải là người duy nhất.”
Tôi giải thích: “Thỉnh thoảng tổ thấy khó làm việc cùng nhau nếu không có đủ thông tin hay ý tưởng để thảo luận. Em cần bắt đầu việc thảo luận bằng cách giải thích viễn kiến của em về dự án, mục đích của em và điều gì em muốn thấy như kết quả của dự án này. Em có thể xem xét một miền các khả năng bằng cách hỏi “Cái gì xảy ra nếu” hay ‘Cái gì khác” để cho em có thể đưa các thành viên tổ vào tham gia trong việc tìm giải pháp. Em phải đề nghị họ đi tới một số ý tưởng tốt hơn. Nếu các ý tưởng không được thảo luận đầy đủ, tổ có thể không hiểu tiềm năng của mình và trở nên nhiều tính biện luận hơn. Em cần liệt kê ra mọi ý tưởng mới khi họ gợi ý và đảm bảo tất cả những ý tưởng đó đều được thảo luận sâu để cho tổ có thể chọn lựa cái tốt nhất để bắt đầu. Điều quan trọng nhất là để mọi người biết lẫn nhau và bắt đầu làm việc như một tổ.”
Anh ta ngần ngại: “Nhưng một số thành viên không tới họp đúng giờ. Một số thậm chí không nói với nhau.”
Tôi giải thích: “Là người lãnh đạo tổ, em đặt ra qui tắc. Chẳng hạn, bất kì ai tới cuộc họp muộn phả trả tiền phạt. Thành viên tới chậm năm phút phải mua đồ uống cho cả tổ. Quá mười lăm phút phải mua thức ăn và quá nửa giờ phải mua bữa tối cho các thành viên tổ. Nếu tổ đồng ý với qui tắc này thì em có thể làm cho nó có hiệu lực. Em phải lập khung thời gian mà mọi thành viên tổ đồng ý cho từng cuộc họp. Em có thể đề nghị từng thành viên trình bày báo cáo tiến bộ về điều họ đã làm kể từ cuộc họp trước. Họ phải thảo luận những khó khăn mà họ đã trải qua để cho mọi người biết về tiến bộ của nhau. Nhớ rằng nỗ lực và kết quả của toàn tổ dựa vào tính hiệu quả và hiệu lực của từng thành viên tổ.”
Anh ta hỏi: “Em phải làm gì khi các thành viên dường như không tham gia vào thảo luận.”
Tôi giải thích: “Một số người có thể yên tĩnh bởi vì họ chỉ nghe. Em có thể hỏi ý kiến họ và cố biết tại sao họ im lặng? Nếu cần, em có thể nói với từng cá nhân ở chỗ riêng tư để nhận diện liệu có lí do cho việc thiếu tham gia không. Em phải để cho họ biết rằng là người lãnh đạo tổ, em đánh giá cao đóng góp của từng thành viên với tổ và khuyến khích họ tham gia nhiều hơn.”
Anh ta tranh luận: “Nhưng điều gì xảy ra nếu các thành viên tổ bất đồng với nhau?
Tôi giải thích: “Điều này là hoàn toàn bình thường trong làm việc tổ. Em phải đặt ra các qui tắc rằng các thành viên tổ phải tôn trọng ý tưởng của người khác. Họ phải lắng nghe lẫn nhau và cung cấp những ý kiến bình luận tích cực và xây dựng về ý tưởng của người khác. Khi bất đồng họ phải nêu ý tưởng một cách lịch sự và tránh đương đầu. Là người lãnh đạo, em phải nhắc nhở các thành viên tổ rằng làm việc trong tổ nghĩa là thương lượng cần xuất hiện và đây là “kĩ năng mềm” mà mọi người cần học. Sinh viên bao giờ cũng phàn nàn rằng họ không được dạy “kĩ năng mềm” ở trường. Đây là cơ hội để học tập, nếu họ không học bây giờ thì họ sẽ học khi nào?”
Anh ta dường như đồng ý: “Tuy nhiên, trong họp các thành viên tổ thường nói về các việc khác, như tán gẫu và không thảo luận làm việc tổ, em không thể bảo họ im được.”
Tôi nói với anh ta: “Làm việc tổ cũng là hoạt động xã hội. Em phải cho phép một thời gian ngắn để cười hay nói chuyện, nhưng rồi nhắc tổ về khung thời gian và các nhiệm vụ cần được hoàn thành trong phiên đó. Em có thể để cho tổ biết rằng nếu họ kết thúc cuộc họp đúng giờ, làm cho công việc của họ được thực hiện đúng giờ, thì họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho nói chuyện, có thể ở quán cà phê về sau. Em phải để cho tổ có cơ hội biết lẫn nhau và xây dựng mối quan hệ.”
“Trong dự án Capstone, em học nhiều điều nhưng điều quan trọng nhất là học kĩ năng mềm như cách làm việc trong tổ, cách thương lượng lịch biểu, cách trao đổi, cách lắng nghe, cách giải quyết xung đột, em cũng học kĩ năng trình bày, kĩ năng lãnh đạo, kĩ năng quan hệ. Dự án Capstone thực sự là “Học ‘kĩ năng mềm’ bằng việc thực tế làm nó.” Tổ cần biết rằng đây là năm cuối của họ ở trường, trong vài tháng nữa họ sẽ tốt nghiệp và phải đi tìm việc làm. Có cả kĩ năng kĩ thuật và kĩ năng mềm sẽ là điều có giá trị làm phân biệt họ với người khác.”
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Quản lý dự án
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
