Sai lầm thông thường của người quản lí dự án
Ngày nay Công nghệ thông tin (CNTT) đang trở nên quan trọng hơn bao giờ. CNTT có thể giúp quản lí và kiểm soát vận hành doanh nghiệp nhưng nó cũng có thể là vấn đề nữa. Khi hệ thống CNTT làm việc, mọi thứ là tốt nhưng khi nó không làm việc, nhiều điều có thể đi sai. Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát chế tạo cơ xưởng lớn với hàng nghìn công nhân; nếu nó không làm việc toàn thể việc chế tạo dừng lại với hàng nghìn công nhân không có gì để làm. Không sửa nó nhanh chóng, công ti có thể mất nhiều tiền. Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát doanh nghiệp trực tuyến với hàng triệu khách hàng, nếu website sập trong vài ngày, công ti có thể mất hàng triệu đô la v.v. Hình dung hệ thống CNTT kiểm soát sân bay, nếu nó dừng làm việc, mọi máy bay không thể cất cánh hay hạ cánh và hàng nghìn du khách sẽ bị ảnh hưởng.
Hệ thống CNTT bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng nhưng phần mấu chốt nhất là phần mềm. Phần cứng và mạng bao giờ cũng được kiểm thử trước khi thiết lập nhưng phần mềm thường xuyên được cập nhật cho nên nó mong manh với lỗi. Để duy trì chất lượng, phần mềm phải được quản lí bởi người quản lí dự án có kĩ năng, người hiểu các qui trình phần mềm và quản lí chất lượng. Theo báo cáo công nghiệp, ngay cả ngày nay nhiều người quản lí vẫn không có kĩ năng quản lí dự án phần mềm. Họ có thể học lớp về quản lí dự án nhưng một tuần nghe bài giảng là KHÔNG đủ, họ thực tế phải làm nó để học. Việc quản lí dự án phần mềm yêu cầu nhiều thực hành, và họ cần thực hành nhiều lần trước khi họ có thể thu được các kĩ năng. Họ sẽ phạm sai lầm nhưng họ cũng sẽ học từ sai lầm, đó là then chốt phân biệt người quản lí dự án hiệu quả với người không hiệu quả.
Chẳng hạn, khi được cho một dự án để quản lí, bao nhiêu người quản lí dự án biết cách hỏi: “Mục tiêu của dự án này là gì? Vật chuyển giao là gì? Cái gì được mong đợi? Ai là người dùng? Ai là khách hàng? Bao nhiêu người quản lí dự án sẽ viết thông tin này vào trong phát biểu dự án và kiểm điểm nó với khách hàng để có được thoả thuận? Bao nhiêu người trong số họ sẽ có khả năng chuyển giao điều họ nói họ sẽ chuyển giao? Sai lầm thông thường của nhiều người quản lí dự án là thay vì lập kế hoạch cho dự án; họ vội vàng bắt đầu dự án bằng việc thuê người và quản lí họ thay vì quản lí dự án. Có khác biệt giữa quản lí con người và quản lí dự án.
Khi được cho một dự án để quản lí, người quản lí dự án phải nhận diện khách hàng và người dùng. Không biết ai là khách hàng và người dùng, họ thường bỏ lỡ cơ hội lấy được yêu cầu đúng. Nếu họ không thể phân biệt được nhu cầu của khách hàng là gì với điều khách hàng muốn trong đặc tả yêu cầu thì họ sẽ không thành công. Một “nhu cầu” là cái gì đó khách hàng phải có để cho họ dùng phần mềm. Một “điều muốn” là cái gì đó có thì tốt khi dự án có thời gian để làm nó. Không nói chuyện với khách hàng và người dùng để trắc nghiệm các yêu cầu và đặt ưu tiên, người quản lí không thể lập kế hoạch cho dự án đúng được. Sai lầm chung nhiều người quản lí dự án phạm phải là chấp nhận đặc tả yêu cầu như nó được viết mà không trắc nghiệm lại và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.
Khi được cho một dự án để quản lí, nhiều người quản lí dự án không thể nhận diện được mọi hoạt động mà họ phải làm bởi vì họ không có tri thức về qui trình phần mềm. Nhiều người không biết cách tổ chức các hoạt động dự án theo thứ tự đặc thù hay nhiệm vụ nào phải được thực hiện trước; nhiệm vụ nào có thể được thực hiện song hành và nhiệm vụ nào có thể được thực hiện tuần tự. Không có kinh nghiệm phần mềm, họ không thể ước lượng được chi phí dự án và lịch biểu đúng cho nên sai lầm thông thường mà nhiều người quản lí dự án phạm phải là quản lí dự án dựa trên lịch biểu và chi phí được cho mà không kiểm nghiệm và thương lượng.
Khi được cho một dự án để quản lí, nhiều người quản lí dự án không biết cách nhận diện rủi ro. Nhiều dự án thất bại vì cái gì đó bất ngờ xảy ra vì người quản lí dự án không thể dự đoán được cái gì có thể đi sai và ngăn cản nó khỏi xảy ra. Yêu cầu phần mềm bao giờ cũng thay đổi vì khách hàng đổi ý của họ nhưng phần lớn những người quản lí dự án không biết cách giải quyết với thay đổi. Họ không biết cách phát triển hệ thống quản lí thay đổi. Vì họ không thể kiểm soát được thay đổi, họ cho phép thay đổi kiểm soát họ và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.
Nhiều người quản lí dự án không biết cách nhận diện các kĩ năng được cần cho tổ dự án. Họ nhận bất kì người sẵn có nào chỉ để lấp vào vị trí còn trống vì họ vội vàng quản lí con người. Không có kinh nghiệm họ không thể làm cho các thành viên tổ quyết tâm chuyển giao dự án đúng thời gian và trong chi phí. Nhiều người không trao đổi hiệu quả với tổ và động viên họ trong toàn dự án. Phần lớn không biết cách nhận diện đào tạo kĩ năng phụ để cung cấp cho các thành viên trước khi dự án bắt đầu. Họ thường giả định rằng mọi người biết cách làm việc và mọi sự sẽ diễn ra tốt đẹp trong toàn dự án. Không có tri thức và kĩ năng, nhiều thành viên có thể bị thất vọng hay thậm chí bỏ dở và đó là lí do tại sao nhiều dự án thất bại.
Nhiều người quản lí dự án không biết cách phát triển hệ thống giám sát để chỉ ra tiến độ. Họ không thể lập ra được kiểm kiểm soát thích hợp cho dự án. Họ không thể kiểm soát được chi tiêu dự án để giữ nó bên trong chi phí hay giám sát hoạt động đã lập kế hoạch với điều đã xảy ra (được lập kế hoạch so với thực tại) và có hành động sửa chữa thích hợp. Nhiều người quản lí dự án không thể đảm bảo được chất lượng của dự án bằng việc tiến hàng kiểm điểm trước khi thực hiện và có hành động phòng ngừa. Không có kinh nghiệm, nhiều người quản lí không thể kết thúc được dự án một cách đầy đủ mà để việc trì hoãn tiếp diễn và không bao giờ kết thúc. Họ không biết về đóng dự án và đảm bảo rằng tất cả các bài học rút ra từ dự án được chia sẻ trong các thành viên tổ.
Về căn bản việc quản lí dự án phải được dạy sớm trong trường nơi sinh viên học mọi nguyên lí và thực hành trong dự án Capstone nơi họ học cách áp dụng điều họ biết vào thực hành thực tế.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Quản lý dự án
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
