Quản lí rủi ro/2
Quản lí rủi ro đóng vai trò then chốt trong xác định thành công của dự án phần mềm. Phần lớn việc quản lí dự án bao gồm xác định rủi ro, lập kế hoạch biện pháp phòng ngừa, giám sát rủi ro, và giải quyết với thay đổi. Bằng việc hiểu quản lí rủi ro, người quản lí dự án có thể tránh và giảm tác động của rủi ro, cung cấp ước lượng lịch biểu và ngân sách tốt hơn và chung cuộc làm tăng sự thoả mãn của khách hàng.
Quản lí rủi ro bao gồm việc nhận diện rủi ro, thẩm định hậu quả của rủi ro, xác định giải pháp, và lấy hành động. Cùng với những bước này, trao đổi liên tục và theo dõi rủi ro giúp cho người quản lí dự án vẫn ở trên ngọn các thay đổi. Để nhận diện rủi ro, người quản lí có thể xem xét các vấn đề dự án điển hình như rủi ro kĩ thuật, rủi ro nhân sự và rủi ro ước lượng. Bên cạnh rủi ro chung có thể có các rủi ro đặc thù duy nhất cho dự án. Bất kì dữ liệu lịch sử hay bài học rút ra từ dự án tương tự đều có thể có ích trong nhận diện các rủi ro duy nhất này. Bảng rủi ro có thể hữu dụng trong việc thẩm định các rủi ro có khả năng xuất hiện thế nào và tác động sẽ lớn đến đâu. Dựa trên thông tin này, kế hoạch có thể được thực hiện để giảm nhẹ và giải quyết rủi ro. Rủi ro có thể xuất hiện hay rủi ro sẽ gây ra tác độnglớn nên được quan sát chặt chẽ và đề cập sớm nhất có thể được. Rủi ro càng được giảm nhẹ sớm, tác động càng đỡ bị phí tổn.
Ước lượng rủi ro là thông thường trong dự án phần mềm bởi vì khó dự đoán chính xác việc phát triển sẽ mất bao lâu. Người quản lí dự án có thể theo dõi tiến độ thực tế qua lịch biểu để xác định liệu dự án có đúng mục tiêu không. Rất thường là thay đổi trong yêu cầu sẽ xuất hiện và vấn đề với việc phát triển cũng sẽ nảy sinh. Những thay đổi này là một phần của quản lí rủi ro bởi vì chúng đặt ra căng thẳng cho lịch biểu và đưa dự án vào rủi ro không hoàn thành được đúng hạn. Để giải quyết với những thay đổi không tránh khỏi, qui trình kiểm soát thay đổi cần có tại chỗ. Việc này đảm bảo rằng các thay đổi được giám sát cẩn thận và những người có liên quan không mất cái nhìn về mục đích chính.
Kĩ năng thương lượng giữ một phần then chốt trong khả năng của người quản lí dự án giải quyết các thay đổi. Người quản lí dự án phải cân bằng sự thoả mãn của nhân viên và sự thoả mãn của khách hàng bằng việc xem xét cả hai khi đánh giá thay đổi yêu cầu và lịch biểu. Thay đổi có thể được đề cập tới bằng việc điều chỉnh tài nguyên, thời gian, chi phí hay chức năng. Điều này yêu cầu mặc cả với khách hàng và có lẽ cả với nhân viên để xác định giải pháp tốt nhất. Ưu tiên cũng phải được xác định để phát triển và cập nhật bản kế hoạch hiện thực.
Trong dự án phần mềm người quản lí dự án đương đầu với thay đổi và vấn đề bởi vì bản chất phức tạp của phát triển phần mềm họ có thể dùng kĩ năng quản lí rủi ro để ngăn ngừa vấn đề và giải quyết chúng. Điều này bao gồm nhận diện rủi ro, thẩm định chúng, xác định giải pháp, lấy hành động và thường xuyên giám sát dự án. Qui trình quản lí rủi ro này cũng với ước lượng tốt và kĩ năng thương lượng tạo khả năng cho người quản lí dự án giải quyết với những thay đổi không tránh khỏi xảy tới trên đường.
Rủi ro xảy ra trong mọi lĩnh vực, không chỉ phần mềm. Đây là ba ví dụ minh hoạ cho vấn đề liên kết với rủi ro.
1) Công nghiệp xây dựng: Rủi ro phụ thuộc
Dự án xây dựng thường bao gồm nhiều nhà thầu chuyên môn những người làm việc cùng nhau để xây nhà mới. Thời gian của nhà thầu thường phụ thuộc vào các công nhân khác điều có thể tạo ra rủi ro nếu như có nút thắt cổ chai. Nếu mọi người làm nền móng không hoàn thành, bạn không thể xây được tường và cột, bạn không thể đặt mái. Những phụ thuộc này nên được xác định sớm nhất có thể được và được giám sát để điều chỉnh lịch biểu khi cần thiết.
2) Công nghiệp ô tô: Rủi ro thay đổi thị trường
Tin tức gần đây đã chỉ ra thay đổi thị trường đã tác động thế nào lên các dự án của ngành công nghiệp ô tô. Mặc dầu xe lớn đã từng phổ biến trong những năm gần đây; nhu cầu về xe hơi có hiệu quả nhiên liệu đã tăng lên. Những rủi ro này đặc biệt khó dự báo nhưng chúng có thể có tác động khổng lồ và nên được giám sát và đề cập nếu có thể được.
3) Nghiên cứu và phát triển thuốc : Rủi ro thực nghiệm
Thực hiện qui trình quản lí rủi ro là thách thức với nghiên cứu và phát triển thuốc vì có mức độ phức tạp và bất định cao. Nỗ lực có thể được đưa ra các bằng chứng về khái niệm mà có thể được dùng hay không được dùng. Những nỗ lực này có thể là khó dự báo và dễ dàng làm thay đổi chi phí và lịch biểu.
Ví dụ về bảng rủi ro cho dự án phần mềm.
| Rủi ro | Phân loại | Xác suất | Tác động | Lưu ý | |
| 1 | Ước lượng kích cỡ có thể thấp | Rủi ro dự án | 55% | Găng | Ước lượng kích cỡ có thể cần được điều chỉnh. |
| 2 | Ngân quĩ có thể bị giảm đi 15% | Rủi ro khách hàng | 40% | Lớn | Chức năng có thể cần được giảm bớt dựa trên danh sách ưu tiên.. |
| 3 | Dự án phức tạp | Rủi ro công nghệ | 45% | Găng | Phần phức tạp của phần mềm có thể mất nhiều thời gian để hình dung ra. Điều này có thể làm nảy sinh việc điều chỉnh lịch biểu. |
| 4 | Học công nghệ mới | Rủi ro công nghệ | 85% | Găng | Người phát triển sẽ học công nghệ mới mà sẽ làm chậm tiến độ lúc khởi đầu. |
| 5 | Nhiều người có liên quan tham gia | Rủi ro khách hàng | 35% | Lớn | Sẽ khó làm hài lòng mọi người có liên quan và các yêu cầu có thể thăng giáng lớn. |
| 6 | Nhu cầu thị trường có thể thay đổi | Rủi ro tác động doanh nghiệp | 25% | Lớn | Nhu cầu về phần mềm quản lí dự án nào đó có thể thay đổi sớm. Điều này có thể làm nảy sinh các yêu cầu chức năng khác. |
| 7 | Thay đổi cán bộ | Rủi ro con người | 15% | Lớn | Việc thay đổi cán bộ là không cao vào từng lúc nhưng nó là rủi ro phải được giám sát. |
| 8 | Thay đổi phạm vi | Rủi ro ước lượng | 75% | Găng | Bởi vì có nhiều người có liên quan tham gia nên rủi ro thay đổi phạm vi là cao. Qui trình thay đổi tốt có thể giúp giải quyết rủi ro này. |
| 9 | Phụ thuộc bên ngoài vào chuyển giao phần cứng | Rủi ro tác động doanh nghiệp | 30% | Găng | Có phụ thuộc phần cứng là găng cho dự án này. Nếu có chậm trễ trong chuyển giao, lịch biểu sẽ phải được điều chỉnh. |
| 10 | Phần khoán ngoài của dự án | Rủi ro dự án | 35% | Lớn | Dự án được khoán ngoài cho nên rủi ro được liệt kê dưới thấp sẽ nhân lên trong thẩm định rủi ro.. |
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Quản lý dự án
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
