Quản lí nhiều dự án
Một người quản lí viết cho tôi: “Là người quản lí, tôi chịu trách nhiệm cho nhiều dự án trong công ti của tôi. Đào tạo về quản lí dự án của tôi chỉ hội tụ vào một dự án mỗi lúc cho nên tôi lo rằng tôi không thể làm được việc này cho tốt. Xin thầy lời khuyên.”
Đáp: Điều đó là thách thức đấy, việc quản lí nhiều dự án đồng thời, nhưng nó có thể làm được. Đầu tiên, bạn phải giữ cho mọi dự án tách bạch bởi vì nếu bạn trộn lẫn chúng, bạn sẽ bị rối. Thứ hai, bạn phải không phân cùng người làm việc trên các dự án khác nhau cùng lúc vì điều đó sẽ tạo ra nhiều rối ren hơn. Thứ ba, phải chắc rằng bạn giữ cho mọi dự án tách bạch trên máy tính của bạn, nếu không bạn sẽ phạm phải sai lầm.
Bạn nên đặt ưu tiên trên những dự án này dựa trên cái nào sẽ cần nhiều chú ý hơn dự án khác. Bạn nên lập kế hoạch cho từng dự án một cách tách biệt, làm tài liệu chúng rõ ràng rồi tuân theo các bản kế hoạch dự án này một cách chặt chẽ. Bạn phải ý thức về cái gì cần được làm trên từng dự án trên cơ sở hàng ngày. Nếu bạn hội tụ quá nhiều vào một dự án mà bỏ qua các dự án khác, bạn có thể cho phép mọi sự tuột ra ngoài kiểm soát. Vì từng dự án đều có lịch biểu khác nhau, bạn phải tuân theo chúng một cách cẩn thận và cố giữ cân bằng thời gian của bạn trên từng dự án dựa trên ưu tiên của bạn.
Điều quan trọng nhất là quản lí thời gian của bạn một cách hiệu quả khi quản lí nhiều dự án đồng thời. Nếu bạn không làm điều đó, bạn sẽ lâm vào thế khó xử khi có nhiều trong các dự án đó trở nên khẩn cấp đồng thời. Để tránh điều này, bạn phải giữ ngày tháng cho từng pha của từng dự án xa nhất có thể được. Không thể nào kiểm điểm nhiều dự án vào cùng một ngày, không thể nào ra quyết định đúng khi bạn giải quyết với nhiều vấn đề khẩn cấp.
Là người quản lí nhiều dự án, bạn không thể tự mình làm mọi thứ cho nên bạn phải dựa trên những người lãnh đạo kĩ thuật khác để giúp cho bạn. Bạn phải học cách uỷ quyền một số nhiệm vụ cho họ vì điều đó sẽ làm cho sự việc dễ dàng hơn cho bạn và nó sẽ cho những người lãnh đạo kĩ thuật của bạn cơ hội học các kĩ năng quản lí dự án. Khi bạn chia các nhiệm vụ cho từng dự án, bạn phải quyết định nhiệm vụ nào là quan trọng mà bạn phải quản lí và nhiệm vụ nào nên được phân công cho những người lãnh đạo kĩ thuật. Bạn phải uỷ quyền sớm để cho họ có thể bắt đầu giúp bạn lúc bắt đầu của những dự án này. Bạn có thể quản lí hiệu quả với các công việc được uỷ quyền và nó có thể biến thành giải pháp lí tưởng cho mọi người.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Quản lý dự án
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
