Quản lí dự án phần mềm/3
Chìa khoá cho thành công của bất kì dự án phần mềm nào là thiết lập các yêu cầu tốt. Từ những yêu cầu này, người quản lí dự án có thể đặt ra mục đích, chiều hướng, và trao đổi chúng với thành viên tổ. Điều quan trọng là cả người dùng và người phát triển đều hiểu rõ ràng các yêu cầu cũng như mong đợi. Tất nhiên, người quản lí dự án phải chắc chắn rằng các yêu cầu là đầy đủ, đúng đắn, chính xác, nhất quán, kiểm thử được và theo dõi dấu vết được.
Trong công việc phần mềm, lập kế hoạch dự án là rất quan trọng vì nó là cơ sở để quản lí dự án. Khả năng của người quản lí dự án kiểm soát và quản lí dự án phụ thuộc cao độ và sự chính xác của kế hoạch. Bản kế hoạch dự án tốt phải bao gồm ước lượng dự án, lịch biểu, tài nguyên, yêu cầu kĩ năng, công nghệ then chốt và quản lí rủi ro. Bản kế hoạch cũng phải bao gồm cách quản lí cấu hình, đảm bảo chất lượng được áp dụng và cách tiến độ được theo dõi. Lập kế hoạch dự án là kĩ năng yêu cầu nhiều kinh nghiệm. Bạn có thể học về lập kế hoạch dự án trong lớp hay đọc sách nhưng bạn sẽ cần thực hành nó trong nhiều năm trước khi bạn có thể phát triển kĩ năng để tạo ra bản kế hoạch chính xác. Trong lập kế hoạch, ước lượng dự án có lẽ là kĩ năng khó làm chủ nhất cho nên tôi gợi ý rằng bạn giữ dấu vết của mọi ước lượng bạn làm trong sổ tay, kiểm điểm lại khác biệt giữa điều bạn đã ước lượng và điều thực tế xảy ra và dùng chúng để cải tiến kĩ năng ước lượng của bạn.
Vì yêu cầu thay đổi thường xuyên, bạn cũng cần kiểm soát các thay đổi tương ứng theo qui trình kiểm soát thay đổi và gặp gỡ với người dùng để đặt ưu tiên cho những thay đổi này. Là người quản lí dự án, bạn nên lựa chọn vòng đời phát triển đưa ra tăng dần và “đông cứng yêu cầu” trước khi bắt đầu các pha thiết kế và thực hiện và trì hoãn thay đổi tương lai cho bản đưa ra tiếp. Bằng việc dựng tăng dần phần mềm, bạn có thể đưa ra sản phẩm dựa trên ưu tiên của người dùng và tránh phản ứng vào phút chót với thay đổi yêu cầu.
Dự án không có người quản lí có kĩ năng giống như giương buồm đi ra đại dương không có thuyền trưởng. Người quản lí dự án có kĩ năng biết cách kiểm soát dự án và phải có quyền quyết định đối với mọi tài nguyên được cần để thực hiện dự án. Người quản lí cũng cần biết cách làm việc với khách hàng để làm sáng tỏ yêu cầu và hiểu mong đợi của họ. Khách hàng khác nhau có các mong đợi khác nhau. Một số muốn chất lượng nhưng số khác có thể muốn nhiều chức năng hơn, một số sẽ chăm lo tới lịch biểu nhưng một số lại chỉ quan tâm tới chi phí. Làm sao ưu tiên hoá các mong đợi khác nhau và giữ cân bằng các quan điểm khác nhau là kĩ năng của người quản lí dự án. Đó là lí do tại sao bên cạnh kĩ năng kĩ thuật và quản lí, người quản lí giỏi cũng phải có kĩ năng thương lượng và trao đổi.
Người quản lí dự án giỏi biết cách đưa tổ vào hoạt động ra quyết định. Bằng việc để các thành viên tổ tham gia vào việc lập kế hoạch và theo dõi dự án, tổ sẽ cảm thấy rằng họ có cái gì đó để nói và ít nhất quyết định nào đó về dự án của họ và cam kết làm cho dự án thành công hơn. Một trong những yếu tố then chốt trong dự án phần mềm là kĩ năng của các thành viên tổ dự án. Người quản lí dự án giỏi bao giờ cũng biết cách thuê, đào tạo và phát triển các thành viên tổ giỏi nhất có thể được. Không may là ngày nay nhiều người quản lí dự án chỉ tập trung vào số người được cần chứ không phải là kĩ năng được cần. Đây là sai lầm lớn bởi vì KHÔNG phải tất cả những người phát triển đều như nhau. Nhiều người quản lí KHÔNG biết cách lựa chọn, phỏng vấn và đào tạo thành viên tổ mà lấy bất kì ai sẵn có. Người quản lí dự án giỏi cũng tương tự như “huấn luyện viên tổ thể thao”. Người đó lựa chọn thành viên cẩn thận, cung cấp đào tạo, phân công cho họ các vai trò, trách nhiệm và đánh giá hiệu năng công việc của họ, kể cả hành vi và công việc tổ của họ. Người quản lí giỏi cũng phát triển chương trình đào tạo dự án và bản kế hoạch con đường nghề nghiệp cho tổ bởi vì người đó biết nguyên tắc: “Chăm sóc cho người của bạn trước thì họ sẽ chăm sóc cho bạn.” Nhân tiện, nếu tổ thể thao bị thua, họ không sa thải cầu thủ mà sa thải huấn luyện viên. Cùng điều đó xảy ra trong phần mềm, nếu dự án thất bại, họ không sa thải người phát triển mà sa thải người quản lí dự án.
Quản lí dự án phần mềm cũng là nhận diện và quản lí rủi ro liên kết với dự án. Mọi dự án đều có rủi ro cho nên hoạt động nhận diện rủi ro và tác động của chúng sẽ dẫn tới việc lập kế hoạch dự án thấu đáo hơn. Nhận diện rõ ràng các yếu tố rủi ro, xác suất xuất hiện của chúng, tác động của chúng lên dự án, và có kế hoạch giảm nhẹ những rủi ro này là cực kì quan trọng cho thành công của dự án. Người quản lí dự án giỏi bao giờ cũng giám sát mọi hành động bên trong dự án. Bởi vì thông tin trạng thái là cốt yếu cho việc kiểm soát dự án và chung cuộc đảm bảo thành công dự án, việc thu thập thông tin trên cơ sở hàng ngày là rất quan trọng. Với những dự án nhỏ, người quản lí có thể kiểm điểm các hoạt động bằng nhiều phương pháp và công cụ nhưng dự án lớn có thể yêu cầu một số công cụ và cơ chế tự động hoá. Điều cũng quan trọng là cất giữ các thông tin này để dùng trong lập kế hoạch dự án và nỗ lực phát triển tương lai.
Phần lớn những người quản lí dự án thành công đều đã quản lí nhiều dự án trước khi họ trở nên thành công. Như tôi đã nhắc tới trước đây, việc quản lí dự án cần thời gian và bạn KHÔNG thể vội vàng về nó được. Về căn bản có lẽ phải mất năm tới bẩy năm và kinh nghiệm trong nhiều dự án để phát triển kĩ năng này. “Công thức bí mật” của tôi để là người quản lí dự án giỏi là học từ sai lầm quá khứ và quản lí dự án theo cách nhất quán. Thành công yêu cầu làm việc cần mẫn về các kĩ năng kĩ thuật, quản lí và “kĩ năng mềm” và phần lớn trong tất cả mọi việc là đối xử với thành viên tổ của bạn một cách kính trọng và trung thực. Phải chắc họ biết điều đang diễn ra, cách họ khớp vào, trao đổi với họ thường xuyên để khử bỏ mọi lẫn lộn, và đảm bảo tính lặp lại được. Người quản lí càng chia sẻ thông tin và trao đổi với các thành viên tổ tốt thì dự án càng có thể tốt hơn.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Quản lý dự án
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
