Quản lí các dự án
Một người viết cho tôi: “Tôi làm việc cho một công ti chế tạo nhỏ với vài trăm nhân viên. Làm sao tôi áp dụng kĩ thuật quản lí dự án cho môi trường cơ xưởng được?”
Đáp: Quản lí dự án là nguyên lí doanh nghiệp được dùng trong nhiều ngành công nghiệp và công ty. Để áp dụng kĩ thuật quản lí dự án trong công ti của bạn, bạn có thể bắt đầu với vài điều cơ bản như quản lí thời gian, cộng tác làm việc tổ, làm tài liệu và trao đổi.
Bạn có thể khuyến khích tổ dự án của bạn làm tài liệu thời gian của họ từng ngày. Điều đó sẽ giúp họ thấy cách thời gian của họ được dùng; mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ nào đó. Điều này cũng sẽ giúp cho bạn ước lượng thời gian phân bổ cho nhiệm vụ và dự án tương lai. Bạn có thể thúc đẩy nhiều cộng tác và làm việc tổ giữa các thành viên tổ. Đừng cho phép họ làm việc ở chỗ cô lập mà để họ làm việc trong các nhóm nhỏ nơi họ có thể học được lẫn nhau. Trong phần lớn các cơ xưởng, công việc được phân công dựa trên kĩ năng và kinh nghiệm. Đào tạo là không chính thức và thường được truyền từ công nhân có kinh nghiệm sang công nhân ít kinh nghiệm hơn. Điều đơn giản và dễ dàng cho người này có thể là lẫn lộn và khó với người khác. Bằng việc để mọi người cùng làm việc và quan sát lẫn nhau, họ có thể học nhanh hơn và trao đổi ý tưởng nhanh hơn giữa bản thân họ.
Bạn nên bắt đầu tạo ra và làm tài liệu cho qui trình trong toàn công ti dựa trên thực hành tốt nhất. Để những công nhân có kinh nghiệm nhất giải thích điều họ làm và cách họ làm nó cho bạn để cho bạn có thể làm tài liệu chúng thay vì để tri thức bị giữ trong đầu của ai đó. Điều quan trọng là thiết lập tài liệu dự án chính thức với mục đích, mục tiêu, cách đo và qui trình giám sát rõ ràng trước khi công việc bắt đầu. Điều then chốt của quản lí dự án là đảm bảo mọi người trong dự án đều rõ ràng về vai trò, trách nhiệm của họ và điều phải làm trong dự án để cho công việc của họ có thể được nhất quán hơn. Một khi dự án được bắt đầu, bạn cần họp hàng tuần với khách hàng và thành viên tổ để chia sẻ thông tin về tiến bộ và giải quyết bất kì vấn đề nào. Ích lợi của những cuộc họp này sẽ giúp cho công nhân hiểu cách dự án tiến triển, liệu nó có đáp ứng lịch biểu hay không và liệu có những vấn đề không được giải quyết không.
Ngay cả ở mức cơ sở của nó, quản lí dự án có thể dường như tràn đầy quá mức, đó là vì đấy là lần đầu tiên bạn làm nó theo cách mới, không cùng cách như công ti vận hành. Chừng nào bạn giải thích rõ ràng cho mọi người về ích lợi của quản lí dự án như cách tốt hơn để quản lí và làm mọi sự rõ ràng, khách quan, và đo được với các vai trò, trách nhiệm được xác định rõ, tôi nghĩ mọi người sẽ thích nó.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Quản lý dự án
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
