Người quản lí có kinh nghiệm
Một dự án điển hình thường yêu cầu các thành viên tổ có những kĩ năng kĩ thuật chuyên môn nhưng với người quản lí có kinh nghiệm, một mình kĩ năng kĩ thuật là KHÔNG đủ. Thành viên tổ tốt cũng phải có kĩ năng trao đổi tốt, kĩ năng làm việc tổ tốt, và sẵn lòng mở rộng tri thức chuyên gia của họ bằng việc liên tục học những điều mới. Người quản lí có kinh nghiệm biết cách cung cấp cho tổ mình những cơ hội để mở rộng tri thức của họ và KHÔNG giữ cùng một người làm cùng một việc trong thời gian dài. Họ hiểu rằng nếu một thành viên tổ được thuê cho một dự án nhưng kĩ năng đặc biệt của anh ta lại không được cần tới ở đâu đó khác trong công ti, thì tốt hơn cả là cung cấp đào tạo cho anh ta để cho anh ta có thể chuyển sang dự án khác thay vì đuổi anh ta và thuê người khác. Người quản lí có kinh nghiệm biết rằng đào tạo liên tục là cấu phần cần thiết của công ti và đầu tư tốt nhất là đầu tư vào người của họ. Đó là lí do tại sao các công ti có người quản lí có kinh nghiệm có cơ hội thành công tốt hơn các công ti khác.
Điều khó nhất trong quản lí phần mềm là ước lượng thời gian cần để hoàn thành dự án. Nhiều dự án có vấn đề bởi vì ước lượng sai hay thiếu ước lượng và kết thúc với các thành viên tổ phải làm việc nhiều giờ liền hơn để làm cho dự án trở lại theo lịch. Nhiều người quản lí che giấu sai lầm ước lượng bằng việc buộc người của mình làm việc nhiều giờ liền và gọi điều đó là “năng suất” (Ít người hơn, nhiều việc hơn). Tuy nhiên, nhiều giờ liền thường là triệu chứng của vấn đề quản lí tồi, và chắc chắn không phải là cách xây dựng tổ. Làm quá giờ là khái niệm về “lên khuôn thời gian.” Nếu lịch biểu đang trượt, cấp quản lí sẽ gây sức ép lên tổ để “lên khuôn thời gian” bằng làm việc nhiều giờ liền hơn và đó là lí do tại sao nhiều người “kiệt lực” và rời bỏ dự án và việc đổi người thành nhân tố then chốt của thất bại dự án.
Phần mềm là “công việc trí tuệ”, bạn không thể ép buộc mọi người làm việc nhiều giờ liền mà không phạm sai lầm và sai lầm bao giờ cũng gây tốn nhiều thời gian để sửa chữa. Giải pháp tốt nhất là cho phép tổ về nhà và nghỉ ngơi sau tám giờ làm việc để cho họ có thể quay lại công việc khi trí não tươi tắn và rõ ràng. Cách tiếp cận tốt hơn sẽ là đặt một vạch thời gian ngắn hạn với mục đích đạt tới được, có thể được đạt tới trong thời kì hai tới bốn tuần (Cũng như Scrum trong phương pháp mau lẹ agile). Khi mục đích đó đã được đạt tới, tổ sẽ cần một ngày hay đại loại như vậy để nghỉ ngơi trước khi tiếp tục. Quan điểm ép buộc làm việc nhiều giờ liền là có hại cho tinh thần của tổ và kĩ năng trí tuệ của họ. Cho phép mọi người nghỉ ngơi sẽ cho phép họ làm thoải mái tâm trí họ, không phải nghĩ về công việc là giải pháp tốt hơn vì họ sẽ cảm thấy rằng họ hoàn thành cái gì đó. Người quản lí có kinh nghiệm bao giờ cũng hiểu điều này và đó là lí do tại sao dự án của họ có cơ hội thành công tốt hơn người khác.
Một vấn đề khác trong quản lí phần mềm là ước lượng tài nguyên cần để hoàn thành dự án. Nhiều dự án có vấn đề bởi vì ước lượng sai hay đánh giá thấp về tài nguyên. Trộn lẫn vấn đề này là sự kiện về những kĩ sư có kĩ năng cao bao giờ cũng được cần tới nhiều trong thị trường và họ có thể rời bỏ dự án bất kì lúc nào. Người quản lí phần mềm bao giờ cũng phải nhận biết về giá trị của kĩ năng của tổ mình và đối xử với mọi người theo cách tương ứng. Nếu họ sung sướng với điều họ đang làm thì ít có cơ hội họ sẽ bỏ đi. Trong cuộc suy thoái kinh tế cuối cùng vài năm trước đây, khi nhiều công ti sa thải người, các công ti hàng đầu thuê họ cho nên khi kinh tế phục hồi, chỉ các công ti hàng đầu mới tồn tại bởi vì họ có tất cả những công nhân giỏi nhất có thể được. Các công ti hàng đầu bao giờ cũng năng nổ tìm kiếm tài năng bởi vì họ hiểu tri thức và kĩ năng là tài sản tốt nhất của công ty. Một trong các bí mật của họ là sự tham gia của các kĩ sư phần mềm của họ vào việc chọn lựa qui trình, vì cái vào của họ là sáng cuốt nhất. Thay vì người quản lí làm việc thuê người, họ cho phép tổ chọn lựa các ứng cử viên bởi vì họ biết kĩ về kĩ thuật và họ có thể quyết định ai sẽ phù hợp tốt bên trong tổ của họ.
Tổ tốt là một nhóm người làm việc cùng nhau mà toàn thể là lớn hơn tổng của các bộ phận của nó. Trong thế giới đang thay đổi nhanh chóng của phát triển phần mềm, vun trồng nhóm tài năng những người làm phần mềm là điều bản chất. Người quản lí có kinh nghiệm KHÔNG chỉ tìm những người có kĩ năng đặc thù mà cả những người có thái độ tốt và khả năng làm việc trong nhóm. Vì làm việc theo tổ là quan trọng, người quản lí có kinh nghiệm bao giờ cũng giám sát các hoạt động tổ và kiểm tra bất kì khía cạnh nào của dự án có vấn đề với tổ và làm việc loại bỏ chúng trước khi chúng có thể gây ra thiệt hại. Tinh thần là một trong những cấu phần quan trọng nhất cho việc hoàn thành thành công của dự án phần mềm. Người quản lí có kinh nghiệm bao giờ cũng giám sát tinh thần của tổ một cách kĩ lưỡng như người đó giám sát lịch biểu hay ngân sách. Đó là lí do tại sao dự án của họ có cơ hội thành công tốt hơn người khác.
Điều quan trọng nhất cho người quản lí phần mềm là làm hết sức mình để giữ cho tổ tập trung trong khi có những phân tán trong công ty. Bằng việc dùng các thành viên tổ một cách hiệu quả, trong thời gian làm việc hợp lí, người quản lí dự án có để đảm bảo thành công dự án và thực tế sẵn sàng bắt đầu dự án tiếp khi thời gian tới. Một vấn đề thường hay bị bỏ sót khi dự án tiến tới hoàn thành là cung cấp cho các thành viên tổ sự liên tục. Tổ có nên được giữ lại cùng nhau không? Người kĩ sư có được cho hỗ trợ liên quan tới bổ nhiệm mới tiếp sau đó không? Những người quản lí có kinh nghiệm biết cách lập kế hoạch cho việc chuyển các thành viên tổ sang nhiệm vụ mới. Nếu các thành viên tổ cảm thấy rằng họ đang bị thải loại, điều đó có thể làm hạ thấp tinh thần. Khi các thành viên đi tới cuối dự án, họ cảm thấy dường như họ đã làm nhiều việc cho công ti và họ cần cảm thấy rằng công ti đánh giá cao họ khi họ yêu cầu hướng dẫn vào lúc chuyển tiếp. Phản ứng tự nhiên cho các thành viên tổ là thảnh thơi sau khi dự án được hoàn thành, đặc biệt nếu dự án đó là rất khó và yêu cầu nhiều giờ làm việc để hoàn thành nó. Tuy nhiên, họ cần được đảm bảo rằng họ sẽ có phân công và đào tạo khác cho dự án tiếp và cho nghề nghiệp lâu dài của họ. Người quản lí có kinh nghiệm bao giờ cũng hiểu điều này và đó là lí do tại sao dự án của họ có cơ hội thành công tốt hơn người khác.
Người quản lí nên biết cách chăm sóc dự án phần mềm bằng việc chăm sóc các thành viên tổ của họ. Họ là người thực tế tiến hành dự án. Họ là tài sản thực của công ti và là nguồn thu nhập tương lai của công ty. Tổ được chăm nom tốt có thể hoàn thành dự án dễ hơn nhiều so với tổ làm thêm việc, kiệt lực. Mọi người kết thúc dự án, họ làm mọi sự xảy ra và họ nên được quản lí cẩn thận bởi người quản lí có kinh nghiệm.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Quản lý dự án
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
