Lời khuyên khác cho người quản lí dự án phần mềm
Một người phát triển phần mềm hỏi tôi: “Mất bao lâu để là người quản lí dự án phần mềm? Tôi có cần theo khoá đào tạo là người quản lí dự án phần mềm không? Người không làm phần mềm có thể quản lí được dự án phần mềm không?”
Tôi đã viết nhiều bài báo về quản lí dự án phần mềm và tôi bao giờ cũng tin rằng chỉ người phát triển phần mềm mới có thể quản lí có hiệu quả dự án phần mềm. Không ai hiểu được tầm quan trọng của yêu cầu phần mềm, kiến trúc hệ thống, thiết kế và môi trường phát triển nhiều hơn người phát triển phần mềm cho nên người quản lí dự án phần mềm tốt hiển nhiên phải bắt đầu bằng kinh nghiệm trong phát triển phần mềm đầu tiên. Điều này KHÔNG định nói rằng người không làm phần mềm không thể quản lí được dự án phần mềm nhưng không có nền tảng tốt trong phần mềm, họ có thể KHÔNG HIỆU QUẢ. Trong nhiều năm, tôi đã biện minh quan điểm này với các giáo sư từ các trường quản trị kinh doanh và tôi không muốn có tranh luận khác. Lời khuyên của tôi không dựa trên bất kì nghiên cứu lí thuyết hay hàn lâm nào mà dựa trên 40 năm làm việc trong công nghiệp.
Người quản lí dự án phần mềm tốt phải biết cách ước lượng nỗ lực – mất bao lâu để hoàn thành dự án và bạn cần bao nhiêu người cho dự án. Bạn không thể đoán mò được mà phải chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ và ước lượng thời gian cần để hoàn thành các nhiệm vụ này. Điều này yêu cầu rằng bạn hiểu phần mềm để chia nó thành các nhiệm vụ rồi ước lượng nỗ lực cho từng nhiệm vụ. Bạn phải biết cách ước lượng giờ dành cho từng nhiệm vụ để cho bạn có thể đi tới thời gian tổng thể cần có cho dự án rồi dùng điều đó để kiểm điểm với quản lí cấp cao hay khách hàng. Bạn phải biết cách thương lượng về lịch biểu tương ứng. Nếu bạn cần năm tháng nhưng khách hàng tin rằng điều đó có thể được làm trong ba tháng thì bạn sẽ làm gì? Cái gì sẽ xảy ra nếu người quản lí cấp cao của bạn đồng ý với khách hàng rằng ba tháng là lịch biểu tốt? Bạn sẽ làm gì - đồng ý với lịch biểu mà không thể nào được thực hiện hay bác bỏ nó?
Có nhiều tài liệu mà người quản lí phần mềm phải làm. Bản kế hoạch dự án, lịch biểu, nhiều báo cáo tình trạng, nhiều thời gian biểu cho thành viên tổ, và tuỳ theo phương pháp luận nào đó, bạn có thể cần điền vào nhiều biểu mẫu và tài liệu. Những việc giấy tờ này sẽ chiếm hầu hết thời gian của bạn nhưng bạn chỉ có 10 giờ làm việc một ngày cho nên bạn sẽ làm gì? Tôi không biết một số người quản lí dự án có rất hạnh phúc để làm việc trên tài liệu không bởi vì họ không phải quản lí dự án nhưng việc của bạn là quản lí dự án hay để điền vào các công việc giấy tờ?
Người quản lí dự án làm gì cả ngày? Họ cũng phải thuê người, dựng tổ dự án, xác định vai trò, trách nhiệm, phân công việc cho thành viên tổ, dõi vết tiến bộ, báo cáo trạng thái cho người quản lí cấp cao và nhiều điều nữa? Tất nhiên, người quản lí dự án phải làm tất cả những điều đó và cũng phải giải quyết các vấn đề trong các thành viên tổ, tạo ra môi trường nơi mọi người sẽ được động viên và hạnh phúc. Tổ hạnh phúc là tổ có năng suất cho nên bên cạnh việc quản lí dự án, bạn cũng cần lập kế hoạch và tham gia vào các hoạt động xã hội để giữ động cơ của tổ như các sự kiện xây dựng tổ, thưởng cho thành công tổ, cám ơn tổ vì làm các việc tốt. Người quản lí dự án phần mềm bao giờ cũng trao đổi và giữ cho tổ được thông báo về tình trạng dự án. Họ không chỉ biết khía cạnh kĩ thuật mà họ cũng phải biết cách là người quản lí tốt nữa.
Người quản lí dự án phần mềm giỏi phải biết cách lập kế hoạch, quản lí, phối hợp, giám sát, quản trị và hỗ trợ. Họ phải biết cách lập kế hoạch chi tiết, dự kiến vấn đề và khử bỏ chúng trước khi chúng xuất hiện. Họ phải giám sát thường xuyên để cho họ biết ngay khi mọi sự đi sai. Khi vấn đề xuất hiện, họ phải biết cách giải quyết chúng ngay lập tức, họ phải đề cập tới các xung đột cá nhân, giải quyết các vấn đề kĩ thuật và giữ cho người quản lí cấp cao được thông tin về cách dự án đang tiến triển, cũng như giữ cho khách hàng thoả mãn. Họ ra quyết định, đạt tới nhất trí khi họ có thể, ra lệnh khi họ phải làm, và vẫn giữ cho dự án tiến triển tương ứng. Về căn bản họ phải làm nhiều điều và làm chúng cho tốt.
Vậy sau khi đọc những điều này, bạn còn vẫn muốn là người quản lí dự án không?
Bạn học là người quản lí dự án tốt thế nào? Tất nhiên, bạn cần theo khoá đào tạo về quản lí dự án phần mềm nhưng cẩn thận đấy, có nhiều môn “quản lí dự án” nhưng chúng không phải là môn “quản lí dự án phần mềm”. Có khác biệt giữa hai môn này. Ngay cả với môn “quản lí dự án phần mềm” một số người chỉ dạy bạn cách dùng công cụ lập kế hoạch như Microsoft Project. Một kĩ năng tốt nên học nhưng bạn chỉ biết cách dùng công cụ mà không biết các quản lí dự án phần mềm. Một số môn dạy khía cạnh quản trị của quản lí dự án như lập kế hoạch, báo cáo, và phương pháp làm ngân sách nhưng họ có thể không dạy bạn cách quản lí dự án phần mềm. Một số môn cũng có chất lượng, nhưng mục tiêu chính là để làm cho bạn qua được kì thi vào lúc cuối rồi cho bạn chứng chỉ nhưng họ có thể không dạy bạn cách quản lí dự án phần mềm. Và tất nhiên, có các môn học có dạy cho bạn cách quản lí dự án phần mềm. Đó là lí do tại sao bạn phải cẩn thận trong lựa chọn môn đúng và đào tạo đúng.
Sau khi hoàn thành mọi đào tạo, bạn sẽ làm gì? một số trong các bạn có thể nghĩ rằng quản lí các dự án nhỏ sẽ là bước tiếp. Ai sẽ cho bạn cơ hội đó? Có được chứng chỉ không phải là đảm bảo để được thăng chức lên thành người quản lí dự án. Tuy nhiên, giả sử rằng bạn có cơ hội để quản lí dự án nhỏ thì bạn có thể thấy ra rằng bạn không cần tất cả các điều quản lí dự án hình thức mà bạn đã học ở lớp. Phần lớn các dự án nhỏ không yêu cầu lập kế hoạch và kiểm soát hình thức như được dạy trong lớp, bạn làm tốt. Nhưng sau vài dự án nhỏ thành công bây giờ người quản lí cho bạn các dự án lớn hơn để quản lí. Đột nhiên điều bạn làm tốt trong dự án nhỏ có thể không làm việc tốt trong dự án lớn hơn rồi bạn có những vấn đề chính chờ đợi. Tăng tỉ lệ là khó nhất trong quản lí dự án phần mềm. Đây là lí do tại sao nhiều người quản lí dự án thành công với các dự án nhỏ lại thất bại trong dự án lớn.
Tôi tin chẳng cái gì tốt hơn kinh nghiệm về dự án phần mềm. Bạn sẽ thu được kinh nghiệm có giá trị hơn nhiều bằng việc đi từ người phát triển lên lãnh đạo tổ rồi tới lãnh đạo tổ trong dự án nhỏ tới dự án lớn hơn. Bạn học bằng việc thực hành từ lãnh đạo tổ 4 tới 6 người tới tổ 10 tới 20 người và cuối cùng tới dự án 50 tới 100 người. Bạn sẽ học đích xác cách nó làm việc mà không có trách nhiệm quản lí dự án. Cách tiếp cận “học qua hành” này là kinh nghiệm tuyệt vời cho người muốn trở thành người quản lí dự án. Sau khi thu được kinh nghiệm thì bạn chuyển từ người lãnh đạo tổ lên người quản lí dự án cho dự án nhỏ rồi cuối cùng tới dự án lớn hơn. Trong thời gian chuyển tiếp này, bạn có thể theo nhiều khoá đào tạo cần thiết nhưng bao giờ cũng nhớ trong đầu rằng bạn vẫn học và để thời gian làm việc cho bạn. Đừng vội, nếu cần 5 hay 8 năm thì để nó là vậy bởi vì bạn muốn là “người quản lí dự án phần mềm tốt nhất”.
Nhiều người phát triển bảo tôi: “Trong trường hợp đó, tôi dứt khoát không muốn là người quản lí dự án.” Đây là kiểu phản ứng từ sinh viên và người phát triển sau khi họ nói với tôi về thăng tiến nghề nghiệp nhưng câu hỏi của tôi là: “Trong trường hợp đó bạn sẽ làm gì? Bạn nghĩ bạn có thể cứ ở mãi là người phát triển phần mềm không? Nếu bạn không tiến bộ trong nghề nghiệp của mình thì bạn sẽ lo nghĩ nhiều về cuộc sống của bạn vì người mới tới và họ muốn lấy việc của bạn. Trong thế giới thay đổi nhanh chóng này, không tiến bộ nghĩa là vẫn còn ở sau và bị ở sau nghĩa là bạn có thể bị xoá bỏ. Thái độ đúng sẽ là “Đây là cơ hội lớn và với lời khuyên đúng, tôi nghĩ tôi có thể làm điều đó và đây là việc dành cho tôi.” Đây là những người sẽ làm mọi sự xảy ra, tạo ra khác biệt và quản lí dự án tốt hơn những người khác và phần thưởng của họ sẽ là vô tận.
Nhân tiện, người quản lí dự án phần mềm tốt có thể làm được lương giữa $ 150,000 tới $ 250,00 đô la một năm cộng với tiền thưởng như tuỳ chọn cổ phần.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Quản lý dự án
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
