Lời khuyên khác cho người quản lí dự án
Người quản lí dự án giỏi phải có cả kĩ năng kĩ thuật và kĩ năng trao đổi. Đạt tới đúng mức của những kĩ năng này yêu cầu nhiều năm thực hành và kinh nghiệm. Để bắt đầu, người quản lí dự án cần tạo ra môi trường làm việc tốt cho tổ bằng việc động viên nhiều trao đổi giữa các thành viên tổ. Người quản lí dự án nên giải thích cho tổ về viễn tượng của dự án hay ‘bức tranh lớn’ và cách họ có thể giúp đạt tới viễn tượng đó. Xây dựng tổ là rất quan trọng nơi mối quan hệ giữa các thành viên tổ còn chưa chín muồi, đặc biệt vào lúc bắt đầu dự án. Người quản lí có kinh nghiệm biết rằng xây dựng tổ cần thời gian cho nên chính việc làm của họ là tạo điều kiện và động viên việc xây dựng tổ sớm nhất có thể được khi tổ được hình thành. Khi tổ được thành lập tốt, công việc của tổ bắt đầu vì nó áp dụng vào các thực hành trong toàn bộ cuộc đời của dự án. Không tổ nào là hoàn hảo, do đó bao giờ cũng có vấn đề nhưng người quản lí có kinh nghiệm bao giờ cũng nhằm tới những chuẩn nào đó của công việc tổ để được hoàn thành. Nơi có những chỉ báo về vấn đề với tổ, nó cần được nhận ra như rủi ro chính cho dự án và người quản lí phải giải quyết nó ngay lập tức.
Nhiều người tin là những người quản lí phải ra mọi quyết định và tổ phải tuân theo bất kì điều gì họ quyết định cho tổ làm. Đây là sai lầm lớn bởi vì không ai bao giờ cũng đúng và không có sự tham gia của tổ, dự án sẽ KHÔNG thành công. Người quản lí có kinh nghiệm hiểu điều này và bao giờ cũng để tổ biết tại sao các quyết định được đưa ra, không chỉ chúng là gì cũng như không chỉ nhận diện bất kì vấn đề nào trong dự án rồi mới yêu cầu tổ giúp giải quyết chúng. Phần lớn mọi người đáp ứng tích cực để được thông tin hay để được hỏi ý kiến. Có một số “Kĩ thuật quản lí” được giới hàn lâm biện hộ rằng ‘người quản lí quản lí’ còn thành viên tổ ‘làm’ hay ‘người quản lí chỉ đạo’ và thành viên tổ ‘hành động. Đây là cách sai để xây dựng tổ hiệu năng cao và có thể làm nảy sinh lỗ hổng trao đổi, chính là điều đối lập với thực hành quản lí dự án tốt nhất.
Người quản lí dự án giỏi KHÔNG chỉ hiểu khái niệm quản lí dự án, mà còn cung cấp quyền lãnh đạo hiệu quả. Quyền lãnh đạo khó mà định nghĩa, nhưng dễ dàng chú ý tới khi thiếu nó. Quyền lãnh đạo hiệu quả bao gồm trao đổi cởi mở và uỷ quyền hiệu quả. Không ai có thể làm được mọi thứ cho nên điều quan trọng là phân chia công việc thành nhiều nhiệm vụ nhỏ và phân công cho các thành viên tổ các nhiệm vụ mà họ có thể làm việc tốt bởi vì công việc quản lí là để “tạo điều kiện chứ KHÔNG ra lệnh”. Người lãnh đạo giỏi không bao giờ nên là người độc đoán và đây là nguyên tắc rất quan trọng vì nhiều người không có kinh nghiệm hay lẫn lộn giữa quyền lực và động cơ. Tất nhiên, người quản lí dự án chịu trách nhiệm về dự án và phải ra quyết định nào đó nhưng KHÔNG phải là tất cả. Bằng việc đưa cả tổ cùng tham gia vào những quyết định nào đó nhưng được chuẩn bị để đưa ra những quyết định gay go, người quản lí có kinh nghiệm có thể giải quyết hiệu quả với các vấn đề và tình huống xấu. Người quản lí giỏi kính trọng các thành viên tổ và hỗ trợ cho họ bất kì khi nào họ cần. Bằng việc cởi mở và trung thực với tổ mặc cho bất kì vấn đề nào hay sự thách thức nào, người quản lí sẽ thu được sự kính trọng của họ.
Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của người quản lí dự án là quản lí mong đợi của khách hàng và của người dùng, và xây dựng một tập các mục đích cho dự án. Hiểu và làm việc hướng tới một tập mục đích rõ ràng là nhân tố quan trọng nhất của làm việc theo tổ. Do đó, điều này phải là một trong những mục đích quan trọng nhất và là trách nhiệm của người quản lí dự án. Người quản lí dự án phải động viên việc trao đổi cởi mở giữa các thành viên để chắc rằng họ hiểu trách nhiệm của mình cũng như cách họ đóng góp cho mong đợi tổng thể. Kĩ năng trao đổi cá nhân tốt cũng là điều bản chất nếu tổ đang trên đà tiến bộ có hiệu quả và hiệu lực. Có nhiều dạng trao đổi, nhưng cái quan trọng nhất, và đôi khi ít được thực hành nhất, là lắng nghe. Thiếu việc chăm chú và chú ý tới kĩ năng và qui trình trao đổi có thể gây ra các rủi ro chính và vấn đề cho dự án mà các kết quả của chúng thường được đo dưới dạng chậm trễ và việc làm thêm.
Một số sinh viên nói với tôi rằng họ không phải là người quản lí dự án, ít nhất cũng chưa là, cho nên việc thảo luận về chủ đề này dường như quá trừu tượng với họ. Câu trả lời của tôi là nếu bạn không học nó bây giờ thì khi nào bạn mới học? Bạn đợi cho tới khi bạn trở thành người quản lí dự án rồi học các kĩ thuật quản lí sao? Được chuẩn bị khi bạn vẫn còn trong trường học sẽ cho bạn cơ hội tốt hơn để là người quản lí giỏi bất kì khi nào cơ hội tới và một số cơ hội có thể tới sớm hơn bạn tưởng.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Quản lý dự án
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
