Kinh nghiệm quản lí dự án
Thưa giáo sư,
Khi tốt nghiệp em bao giờ cũng nghĩ rằng em có thể viết mã cho cả phần còn lại của nghề nghiệp của em. Điều đó diễn ra tới năm thứ ba thì em nhận ra rằng em có thể làm được nhiều hơn chỉ là viết mã và học môn của thầy ở CMU đã mở ra cơ hội mới cho em. Khi công ti của em có mở ra việc của người quản lí dự án, em đã xin làm và được làm mà không có khó khăn gì. Em đã làm việc như người quản lí dự án trong năm năm và bức thư ngắn này là về những điều em đã học được như người quản lí dự án. Vì thầy thường đề nghị người đã tốt nghiệp đang đi làm chia sẻ kinh nghiệm với sinh viên hiện thời, em hi vọng rằng bức thư của em có thể ích lợi cho một số sinh viên những người một ngày nào đó sẽ quản lí dự án phần mềm.
Điều đầu tiên tôi đã học được như người quản lí dự án là lựa chọn thành viên tổ một cách cẩn thận. Khi tôi lần đầu tiên trở thành người quản lí, tôi sung sướng khi ai đó muốn làm việc cho tôi. Tôi đã học được về sau rằng không phải tất cả mọi người đều chân thành và có ý định tốt. Nếu họ không làm việc tốt với người khác, thì điều đó sẽ làm tổn hại cho toàn thể dự án. Làm việc tổ là phức tạp và năng suất có liên quan nhiều tới làm việc tổ. Có các thành viên tổ tranh cãi nhau thực sự làm tổn hại năng suất cho mọi người. Bạn cần rất cẩn thận với những người có thói quen xấu đó; cho dù họ có kĩ năng trong lĩnh vực của họ. Không đáng có người có kĩ năng mà đi tranh cãi với nhau suốt mọi lúc. Bạn cũng phải cẩn thận với những người nói quá nhiều nhưng làm thì ít. Họ thích nói về bản thân họ và những điều khác hơn là thực tế làm công việc. Mặc dầu dường như là họ không có ý đồ xấu nhưng họ thường làm sao lãng tổ.
Là người quản lí dự án, bạn sẽ rất bận rộn. Bạn sẽ không có nhiều thời gian cho bất kì cái gì khác vì bạn sẽ có những nhiệm vụ nhỏ thêm vào và lấy đi thời gian quí giá của bạn. Đó là lí do tại sao quản lí thời gian là kĩ năng quan trọng phải có. Bạn phải có cuốn sổ nhỏ mang theo người mọi lúc để ghi chép và giữ lịch biểu. Tôi biết nhiều người có lịch đấy nhưng hiếm khi theo nó bởi vì nó thay đổi thường xuyên. Điều đó là đúng, nhưng không có lịch bạn sẽ bị lạc. Bạn cần có cuốn sổ để nhắc bạn về các thứ cần làm. Bạn sẽ không nhớ được mọi thứ đâu. Vấn đề là nó sẽ giúp bạn nghĩ về điều bạn làm với thời gian của bạn. Tôi thường đi làm sớm buổi sáng trong khi cả tổ của tôi còn chưa tới cho nên tôi không bị sao lãng. Tôi cũng tổ chức nhiệm vụ của tôi cho ngày đó và chắc chắn tôi sẽ kết thúc tất cả chúng trước khi rời khỏi công việc vì tôi không muốn đem việc về nhà.
Mọi dự án đều duy nhất và mọi dự án sẽ có vấn đề. Điều quan trọng là được chuẩn bị cho nó vì các thành viên tổ sẽ tranh cãi, một số người có thể rời bỏ dự án và các vấn đề khác sẽ kéo đến, và là người quản lí dự án bạn phải giải quyết nó trước khi nó trở thành vấn đề lớn. Bạn sẽ cần vẫn còn bình thản để nhìn vấn đề rõ ràng và không để các ý kiến khác che mờ phán xét của bạn. Bạn phải học cách nhìn vào mọi thứ từ cảnh quan của người khác và có thông cảm khi giải quyết với các vấn đề có tính tình cảm. Bạn đừng áp đặt quyết định của bạn lên người khác, khi cần; bạn phải bắt đầu với thảo luận tổ và học cách lắng nghe mối quan tâm của họ. Cho dù bạn là người quản lí dự án nhưng tốt hơn cả là bạn đưa tổ vào việc ra quyết định. Điều đó sẽ làm cho tổ cảm thấy thoải mái với bạn và quyết định của tổ là tốt hơn quyết định của một cá nhân.
Một số người tin người quản lí dự án là vị trí cao nhưng với tôi nó chỉ là vai trò mà bạn giữ trong nghề của bạn. Vai trò sẽ thay đổi với thời gian cho nên bạn cần khiêm tốn. Bạn sẽ gặp nhiều người giỏi hơn bạn và một số sẽ có nhiều kĩ năng hơn bạn. Bạn phải trung thực và không giả vờ biết mọi thứ khi bạn không biết. Bạn có thể sai cho nên bạn phải học lắng nghe và đánh giá cao những người có thể giúp bạn. Mọi người sẽ kính trọng những người có thể thừa nhận khi họ sai hơn là ai đó cứ khăng khăng rằng họ bao giờ cũng đúng. Đừng để cho bản ngã của bạn lôi bạn vào biện luận với tổ của bạn. Bạn phải học tin cậy vào tổ của bạn, và tổ của bạn sẽ có khả năng tin cậy bạn. Cách tốt nhất để xây dựng tin cậy với tổ của bạn là thực tế tin cậy vào họ trước. Trao cho các thành viên tổ trách nhiệm quan trọng, để cho họ biết rằng bạn tin cậy vào họ, và họ có thể sẽ tin cậy vào bạn.
Quản lí dự án là thách thức lớn và không phải mọi người có thể là người quản lí dự án được. Bạn phải bắt đầu bằng kĩ năng kĩ thuật và học thật nhiều hết sức trước khi bước lên quản lí dự án. Không có kĩ năng kĩ thuật tốt bạn sẽ không bao giờ trở thành người quản lí dự án giỏi. Không ai muốn làm việc cho người quản lí bất tài. Nếu bạn muốn là người quản lí giỏi bạn cần quan sát cách người quản lí giỏi làm việc. Mọi công ti đều có một số người quản lí giỏi cho nên bạn phải tìm họ và học từ họ.
Cho dù bạn bận rộn nhưng bạn phải dành thời gian cho tổ của bạn. Nếu thành viên tổ muốn gặp bạn, người đó có thể có cái gì đó để nói với bạn. Điều đó sẽ trở thành quan trọng hơn khi dự án của bạn phát triển. Thỉnh thoảng các thành viên tổ có thể dự đoán một vấn đề trước khi nó xảy ra và bạn cần kiểu thông tin này. Lắng nghe là kĩ năng mà ít người có và bạn cần học kĩ năng này. Phần lớn các đào tạo về kĩ năng mềm đều hội tụ vào kĩ năng trình bày và kĩ năng trao đổi mà bỏ qua kĩ năng lắng nghe, đó là sai lầm lớn. Bạn có thể nói hùng hồn, bạn có thể là người trình bày hay nhưng không lắng nghe tốt, bạn sẽ không đi xa. Xin nhận lời khuyên của tôi, khiêm tốn và lắng nghe kĩ thì bạn sẽ thành công. Nếu bạn chỉ có thể có một kĩ năng mềm, bạn nên học cách lắng nghe bởi vì không lắng nghe người khác, dễ dàng trở nên thiên vị với ý tưởng riêng của bạn thì bạn có thể trở thành kẻ độc đoán và trong trường hợp đó không ai muốn làm việc cho bạn.
Tôi hi vọng bức thư ngắn này có thể giúp cho ai đó trong các bạn. Tôi không nhắc tới khía cạnh kĩ thuật vì đó là cái gì đó bạn có thể học từ lớp hay từ sách vở nhưng những kĩ năng mềm này là điều tôi đã học trong năm năm làm quản lí dự án phần mềm.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Quản lý dự án
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
