Kĩ năng mềm/1
Trong công nghiệp công nghệ thông tin (CNTT) mọi người bao giờ cũng làm việc trong tổ. Tổ là đơn vị nhỏ được tổ chức để đạt tới mục đích. Chẳng hạn, tổ phần mềm được tổ chức để đạt tới mục đích phát triển sản phẩm phần mềm; tổ công nghệ thông tin được hình thành để đạt tới mục đích của việc truyền lưu giữ dữ liệu cho nhà cung cấp dịch vụ tính toán mây. Kĩ năng làm việc tổ được xác định như khả năng làm việc hiệu quả như một phần của tổ để đạt tới mục đích chung.
Mục đích là lí do để tổ chức ra tổ. Không có lí do rõ ràng, không ai sẽ hiểu tại sao họ cần làm việc với nhau Không ai sẽ biết về vai trò hay trách nhiệm hay điều họ làm trong tổ. Làm việc tổ yêu cầu chia sẻ thông tin khi các thành viên làm việc cùng nhau. Mọi tổ đều có các thành viên với các kĩ năng đa dạng và một số người có nhiều kinh nghiệm hơn, một số có ít kinh nghiệm hơn. Làm việc tổ là chỗ họ học từ nhau. Các thành viên tổ phải hiểu vai trò được phân công của họ để cho họ đánh giá được nỗ lực mọi người đưa vào. Điều này là quan trọng vì không có vai trò và trách nhiệm rõ ràng, khi mọi sự không làm việc tốt, các thành viên thường đổ lỗi cho người khác. Đây là lí do tại sao vai trò của người quản lí dự án và người lãnh đạo tổ là quan trọng. Việc làm của người lãnh đạo tổ là cung cấp việc lãnh đạo cho tổ và phân công công việc cho các thành viên tương ứng với kĩ năng và kinh nghiệm của họ.
Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong làm việc tổ là trao đổi hiệu quả. Ngày nay, phần lớn các dự án CTT được phân bố trong vài nước hay có các thành viên tổ tới từ các nước khác nhau. Có ngôn ngữ chung như tiếng Anh là quan trọng. Nhiều sinh viên CNTT không hiểu yêu cầu ngôn ngữ và không coi học ngôn ngữ khác là quan trọng. Theo một khảo cứu công nghiệp gần đây, nếu công nhân CNTT không có ngôn ngữ thứ hai như tiếng Anh, cơ hội của họ để có được việc làm tốt có thể bị thu hẹp lại 75%. Trao đổi hiệu quả nghĩa là thông tin được chia sẻ giữa mọi thành viên tổ. Nó cũng có nghĩa là mọi thành viên phải tham gia vào thảo luận tổ và kiểm điểm kĩ thuật để cho mọi người có thể được thông tin về điều người khác làm. Theo lí thuyết làm việc tổ, phần lớn tổ thường trải qua bốn giai đoạn trước khi họ có thể vận hành tốt. Giai đoạn thứ nhất là “Giai đoạn hình thành” khi tổ tới với nhau và bắt đầu biết lẫn nhau. Từng thành viên thường cẩn thận né tránh bất kì xung đột nào nhưng họ không có tin cậy lẫn nhau. Công việc chậm vì các thành viên muốn bảo vệ quan điểm của họ và không nói nhiều. Thường mất vài ngày tới vài tuần để chuyển sang giai đoạn khác, tuỳ theo kích cỡ của tổ. Giai đoạn thứ hai là “giai đoạn bão tố” khi xung đột bột phát. Các thành viên tổ bắt đầu tranh cãi và hình thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm có quan điểm riêng của họ về cách làm công việc. Họ không muốn chia sẻ cái gì và thường né tránh lẫn nhau. Điều đó có thể kéo dài vài tuần tới vài tháng vì từng nhóm con nắm giữ ý tưởng riêng của mình và chỉ chia sẻ với các thành viên có cùng quan điểm. Phần lớn người CNTT gọi giai đoạn này là “chiến tranh lạnh” vì bất tín là qui tắc. Dần dần, qua mệt mỏi và thất vọng, từng nhóm bắt đầu nhận ra rằng họ không thể làm việc hướng tới mục đích vì chia sẻ thông tin là bản chất. Giai đoạn thứ ba là “giai đoạn bình thường hoá” trong đó các thành viên tổ bắt đầu cộng tác và thoả hiệp với nhau. Tính hiệu quả của tổ bắt đầu cải tiến vì các thành viên tổ đóng góp và thảo luận cởi mở hơn. Cuối cùng tổ đi vào giai đoạn bốn hay “giai đoạn hoạt động” nơi tin cậy được xây dựng giữa các thành viên vì họ nhận ra vai trò, trách nhiệm của mình và tổng các nỗ lực cá nhân của họ trong việc đạt tới mục đích chung.
Bằng việc hiểu lí thuyết nguyên lí; người lãnh đạo tổ giỏi làm ngắn thời gian mất cho việc phát triển tổ hiệu quả. Tôi thường khuyên những người lãnh đạo tổ phải có nhiều cuộc họp tổ vào lúc bắt đầu dự án để cho phép các thành viên nói chuyện với nhau và chia sẻ thông tin. Người quản lí có kinh nghiệm sẽ quan sát tổ để hiểu họ đang ở giai đoạn nào. Nếu tổ đang trong “chiến tranh lạnh” hơn một tuần, người quản lí nên can thiệp bằng việc có cuộc họp thường xuyên để cho các thành viên chia sẻ quan điểm của họ và nhấn mạnh vào vai trò và trách nhiệm của họ. Phát triển làm việc tổ thường mất vài tuần để đạt tới giai đoạn hoạt động, tuỳ theo kĩ năng và kinh nghiệm của các thành viên tổ và tài năng của người lãnh đạo tổ. Tôi thường nhắc nhở sinh viên: “Nếu các bạn làm việc cùng nhau, các bạn sẽ kết thúc nhanh hơn.”
Làm việc tổ thường là nhược điểm của sinh viên châu Á khi họ vào trường ở Mĩ vì hệ thống giáo dục truyền thống của họ thúc đẩy làm việc cá nhân thay vì làm việc tổ. Nhiều sinh viên châu Á không hoà hợp với các thành viên khác. Họ muốn là “người duy nhất” người làm việc hơn là chia sẻ thông tin với tổ của họ. Một số ưa thích làm những điều theo họ muốn thay vì tuân theo qui trình tổ. Các công ty toàn cầu cũng bảo tôi rằng họ gặp khó khăn khi vận hành ở châu Á vì công nhân của họ thường có xung đột với người khác khi làm việc trong tổ.
Là thành viên tổ, bạn cần hiểu rằng mọi người trong tổ đều tuỳ thuộc vào người khác để làm cho công việc của họ được thực hiện. Bạn có vai trò và trách nhiệm được phân công bên trong tổ và điều bản chất là tuân theo qui tắc của tổ để đảm bảo rằng bạn sẽ vận hành tốt bên trong tổ. Làm việc tổ nên được khuyến khích từ đầu trong đại học nơi sinh viên vẫn đang phát triển kĩ năng của họ.
Vì làm việc tổ được yêu cầu trong công nghiệp, một số sinh viên thường viết bản lí lịch của họ với những cụm từ như “Có khả năng làm việc trong tổ” hay “Tham gia vào làm việc tổ” như một điểm mạnh của họ. Nhưng thực ra họ chưa bao giờ làm việc trong tổ và chỉ nghe nói về nó trong sách vở hay bài báo. Điều này là nguy hiểm vì trong phỏng vấn, sẽ có các câu hỏi về làm việc tổ và không tham gia vào tổ hay có kinh nghiệm thực, nhiều người xin việc không thể trả lời được. Nếu người phỏng vấn tin rằng người xin việc không thành thực thì cái gì sẽ là cơ hội để được thuê? Xin nhớ cho là nói về làm việc tổ là dễ nhưng điều đó là không tốt chừng nào bạn còn chưa thực hành nó.
Tác phẩm, tác giả, nguồn
- Tác phẩm: Phát triển kĩ năng học tập ở đại học
- Biên tập và xuất bản: Trung tâm thông tin Đại học Văn Lang, Tp Hồ Chí Minh – 11/2014
- Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University.
- Wiki hóa: https://kipkis.com
